Dzielenie się wiedzą w firmie [PODCAST]

Jednym z nieodłącznych elementów rozwoju firmy jest stałe zwiększanie kompetencji jej pracowników. Szkolenia, kursy czy książki branżowe mogą dobrym źródłem pozyskiwania wiedzy, jednak największa siła tkwi w Twoim własnym zespole. I to właśnie z jego zasobów warto korzystać.

Jak to zrobić? Jak dzielić się wiedzą wewnątrz firmy? Jakie procedury wprowadzić, żeby zbudować z wymiany doświadczeń element kultury organizacyjnej? Dziś na przykładzie mojej agencji, digitalk, opowiem Ci o trzech sprawdzonych metodach przekazywania wiedzy w zespole.

TRANSKRYPCJA

Przed Tobą trzeci odcinek podcastu „Konkretnie o marketingu”. I muszę przyznać, że jestem ogromnie zaskoczony pozytywną reakcją, z jaką spotkały się pierwsze dwa odcinki.

Tak jak pisałem na blogu czy w każdym poście w mediach społecznościowych, w których zapowiadałem ten podcast, nie wiedziałem jak to będzie.

Wziąłem pierwszy lepszy mikrofon, którego do tej pory używałem do zupełnie innych celów, spisałem sobie kilka podstawowych punktów i w końcu wziąłem się za to, co chciałem zrobić. Czyli ten podcast.

A tymczasem zostałem wręcz przygnieciony falą pozytywnych wpisów, publikacji, udostępnień na Insta Stories, Linkedin, Facebooku czy Twitterze od osób, którym spodobały się pierwsze odcinki i zechciały podzielić się swoją opinią z innymi.

Jeżeli jesteś wśród tych osób, gorąco Ci dziękuję.

Bo na pewno zdajesz sobie sprawę, że na samym początku nowego projektu jest niezwykle ciężko. Nie wiesz, czy coś się ludziom spodoba.

Czy warto iść w tym kierunku, czy lepiej tego nie robić? A okazuje się, że dzięki tak pozytywnym reakcjom mam dużą motywację do nagrywania kolejnych odcinków.

Podcast jest jeszcze in statu nascendi, co oznacza, że możesz go w tej chwili wysłuchać na Spotify, Apple Podcast oraz na YouTube.

Nowe odcinki będą się tam pojawiały cyklicznie, więc jeżeli właśnie YT jest Twoją ulubioną formą odsłuchu i wolisz puścić sobie podcast w tle, to zachęcam Cię, żebyś zasubskrybował mój kanał.

TRANSFER WIEDZY WEWNĄTRZ FIRMY

Jeżeli pracujesz w jakiejś firmie, to wiedzę zdobywasz zazwyczaj na jeden z dwóch sposobów:

1) Codzienna praktyka

W przypadku mojej agencji jest to po prostu ustawianie reklam, tworzenie treści, publikowanie ich czy każda inna typowa agencyjno-reklamowa robota.

2) Zewnętrzne formy pozyskiwania wiedzy — od autorytetów, branżowych celebrytów oraz źródeł wiedzy, takich jak szkolenia, konferencje czy książki.

W digitalk mamy firmową biblioteczkę. Z uwagi na to, że jesteśmy firmą zdalną, zbieramy tam e-booki, kupujemy kursy online i oczywiście mamy dostęp do tych, które wypuszczam sam.

I chociaż wspomniane szkolenia, konferencje czy książki są jak najbardziej w porządku, to mimo wszystko korzystasz z cudzych zasobów.

A uważam, że największa siła tkwi w moim własnym zespole. I w Twoim również.

I to właśnie od niego warto pozyskiwać wiedzę. Inaczej mówiąc, poszczególni specjaliści w Twojej firmie powinni uczyć się od siebie nawzajem.

 

KLĄTWA WIEDZY

 

Jako szef lub pracownik firmy możesz bardzo łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że wszyscy wiedzą dokładnie tyle samo i w ten sam sposób rozwiązują poszczególne problemy.

A gdy mają jakieś wyzwanie, to zabierają się do niego zgodnie z określonym procesem czy procedurą.

I dopiero w trakcie rozmów czy spotkań wychodzi na jaw, jak mylny jest to pogląd. Sam wiele razy przyłapałem się na tym, że wychodzę z podobnego założenia. Że moi pracownicy wiedzą dokładnie tyle samo, co ja.

I chociaż mam świadomość, że istnieje takie zjawisko jak klątwa wiedzy — o której nagrałem nawet kiedyś odcinek na YouTube — i rozumiem, że inni mogą wiedzieć mniej lub więcej ode mnie, czy też niekoniecznie przyswajają informację w ten sam sposób, to okazuje się, że w codziennej pracy bardzo łatwo o tym zapomnieć.

Tymczasem powinno być tak (i z takiego założenia od jakiegoś czasu wychodzę), że jeżeli jeden specjalista w firmie coś wie, to pozostali również powinni to wiedzieć.

Problem polega na tym, żeby znaleźć metody przekazywania tej wiedzy, które będą regularnie wykorzystywane i jedocześnie będą wszystkim pasować.

 

WYKORZYSTUJ ZASOBY WEWNĄTRZ FIRMY

Zauważyłem, że w wielu firmach nie ma procedur, mechanik czy technik, które pozwalałyby wymieniać się wiedzą wewnątrz zespołu.

Uważam, że zanim wyślę kogoś na zewnętrzne szkolenie, to najpierw powinienem sprawdzić, czy w moim zespole nie ma osób, które taką wiedzę posiadają.

Bo wykorzystanie swoich pracowników jako wewnętrznych trenerów to świetna sprawa.

Dlaczego? Powodów jest kilka:

  • osoba, którą prosisz o przygotowanie takiej prezentacji czy szkolenia, czuje się dowartościowana,
  • wszyscy pracownicy uczą się czegoś nowego,
  • osoba, prowadząca szkolenie zdobywa dodatkowe kompetencje, bo uczy się, jak efektywnie przekazywać się swoją wiedzę innym.

 

Dlatego też gorąco polecam takie rozwiązanie.

 

METODY DZIELENIA SIĘ WIEDZĄ W DIGITALK

Na własny użytek, korzystając z rozmów z innymi oraz z naszych pomysłów, wypracowaliśmy w digitalk kilka metod dzielenia się wiedzą wewnątrz organizacji.

Część z tych metod już wdrożyliśmy, pozostałe są w trakcie przygotowania. Niemniej, wszystkie sposoby gorąco Wam polecam, ponieważ wiem, że są skuteczne.

I dlatego też postanowiłem się nimi podzielić.

Poznaj 3 metody przekazywania wiedzy wewnątrz organizacji:

1) Prezentacja przed zespołem

Jako firma zdalna na bieżąco komunikujemy się miedzy sobą, organizując wideokonferencje, telekonferencje czy po prostu rozmawiając na Slacku lub w Asanie.

Natomiast raz w tygodniu, w środę o dziesiątej odbywa się tzw. DIGICALL. To walne zebranie, na którym zjawiają się wszyscy pracownicy, żeby omówić bieżące sprawy firmowe. Wyciągamy wnioski z projektów, wprowadzamy nowe osoby do zespołu, jest też dużo śmiechu i zabawy.

Od kilku miesięcy wprowadziliśmy jeszcze jeden stały element naszych środowych spotkań.

Są to prezentacje członków zespołu przed resztą pracowników.

Na początku roku przygotowaliśmy agendę i co dwa tygodnie jedna osoba przygotowuje krótką prezentację. Nie narzuciliśmy z góry tematów, długości ani formy wystąpienia. Nie to jest bowiem kluczowe.

Istotne jest to, żeby dana osoba wybrała interesujący aspekt, związany z jej codzienną pracą  i przedstawiła reszcie swoje wnioski czy przemyślenia na ten temat.

Osoby, które zajmują się reklamami, przygotowują prezentacje wybitnie specjalistyczne. Pracownicy, którzy odpowiadają za inne zadania w firmie, dzielą się czymś zupełnie odmiennym.

Dla przykładu Marek przygotowywał niedawno prezentację na temat optymalizacji reklam na Facebooku za pomocą zmiany rodzaju rozliczenia budżetu.

Zuza zrobiła prezentację o tym, w jaki sposób należy wprowadzać zmiany na stronie internetowej, żeby zwiększyć konwersję — co również jest bardzo ważnym aspektem naszej pracy.

A z kolei Mateusz opowiedział nam o tym, jak zarządzać własnym czasem pracy.

I każda z tych prezentacji jest cenna z zupełnie innego powodu.

Wiedza typowo specjalistyczna na pewno przyda się do tego, żebyśmy lepiej prowadzili kampanie.

Z drugiej strony, organizacja własnej pracy pozwala krócej zajmować się pewnymi rzeczami, nie rozpraszać się, łatwiej utrzymywać skupienie czy też słynny, mityczny stan flow.

Dlaczego o tym mówię?

Ponieważ każdy członek zespołu wie, że czeka go prezentacja.

To nie jest tak, że występują tylko osoby, które zajmują się bieżącą pracą. Tematy mogą dotyczyć wielu aspektów i rozwijać nie tylko twarde, ale i miękkie umiejętności.

I działa to świetnie.

Po każdej prezentacji są nie tylko pytania i dyskusje, ale przede wszystkim pozytywny feedback i gratulacje. 

Natomiast z mojej perspektywy największą korzyścią jest to, że zespół edukuje się nawzajem i jednocześnie ma okazję zaprezentować swoje wyniki innym.

Dzięki temu nabiera więcej wiary we własne kompetencje czy po prostu uczy się przekazywać wiedzę i informacje w zrozumiały sposób.

Bo jeżeli jestem w stanie wytłumaczyć coś swoim kolegom czy koleżankom, którzy na co dzień nie zajmują się na przykład Facebook Adsami, to będę w stanie przekazać tę wiedzę klientowi, który niekoniecznie musi znać nasz branżowy żargon.

Ale przede wszystkim kluczowy aspekt to właśnie wymiana wiedzy i wyrównywanie gruntu (jak lubię to roboczo nazywać), żeby każdy specjalista, który wie jedną rzecz, dbał o to, aby inni również to wiedzieli.

 

Podam Ci przykład:

Kilka tygodni temu wspomniany Marek omawiał optymalizację budżetu poprzez zmianę rodzaju budżetu na całkowity i tzw. odświeżanie kampanii.

Nawiasem mówiąc, myślę, że niedługo nagram o tym odcinek — może nawet z Markiem — ponieważ myślę, że jest to naprawdę ciekawy temat.

I okazało się, że chociaż nigdy ze sobą na ten temat nie rozmawialiśmy, to trzy osoby — Marek, Maja i ja — niezależnie od siebie doszliśmy do identycznych wniosków na temat optymalizacji kampanii.

I to jest super, ponieważ dzięki temu nie tylko Marek widzi, że jakaś rzecz jest dobra. Dostrzegam to również ja, Maja i pozostali pracownicy.

W ten sposób każdy może zauważyć, że omawiane rozwiązanie to nie jednostkowy przypadek, a pewien powtarzalny schemat w większej liczbie kampanii.

A ten wniosek z kolei prowadzi nas bezpośrednio do drugiego sposobu wymiany wiedzy w firmie.

 

2) Wyzwania optymalizacyjne

Nazwę wymyśliłem na użytek naszego zespołu. Na czym polega ta metoda? Wyjaśnię to w kontekście świata agencji reklamowych, do którego najłatwiej mi się odnieść.

Reklama płatna (tzw. PPC, czyli ang. pay-per-click) to dynamiczny świat, który ciągle się zmienia.

Oczywiście, chcąc się dokształcić, człowiek szuka wiedzy w internecie, słucha podcastów (takich jak ten), czyta artykuły na blogu.

Im bardziej jesteś zaawansowany, tym częściej wyłuskujesz wiedzę na podstawie prostych wskazówek czy też jednej zwięzłej informacji.

Nie ukrywajmy, nie jest łatwo nauczyć się wielu rzeczy naraz. Natomiast wiąże się z tym jeden problem.

Polega on na tym, że tego typu rady czy sugestie bardzo często powstają na podstawie czyjejś jednostkowej obserwacji.

Czyli ktoś prowadzi jakąś kampanię, zauważa rzecz X, a następnie opisuje ją jako poradę czy też dobrą praktykę.

Ta rada, która często jest przedstawiana jako prawda objawiona, a przynajmniej jako obowiązujący sposób, który dokładnie tak działa w algorytmie, nie powstała na podstawie setki eksperymentów, a co najwyżej kilku. I to jeszcze prowadzonych przez jedną osobę w jeden sposób.

Nikogo oczywiście nie mam zamiaru z tego powodu krytykować.

Spokojnie można w ten sposób działać i sam często korzystam z pojedynczych informacji z czyjegoś doświadczenia, żeby poprawiać swoje kampanie. I często dzięki temu są lepsze.

Niemniej, w kontekście mojej firmy, był to problem, który postanowiłem w moim zespole zaadresować.

W ten sposób powstała metoda, którą nazwaliśmy wyzwaniami optymalizacyjnymi. I jest to rozwiązanie, które polecam każdej firmie, bo na pewno da się je zaadaptować do specyfiki pracy najróżniejszych zespołów.

O co dokładnie chodzi?

Polega to na tym, żeby zamienić czyjeś jednostkowe testy w testy grupowe, prowadzone jednocześnie przez kilku członków zespołu. Jak to wygląda u nas? Pozwólcie, że omówię to na przykładzie:

  • Na samym początku, załóżmy, że podczas DIGICALL, stawiamy sobie jakąś hipotezę. Na przykład, że prawa kolumna klika się taniej i powoduje więcej konwersji niż inne umiejscowienia reklamy na Facebooku.
  • Przyjmujemy taką hipotezę i w kolejnym etapie próbujemy ją sfalsyfikować.
  • Wówczas kilka osób dołącza do zespołu roboczego i na wybranych klientach — u których oczywiście możemy sobie na to pozwolić — uruchamiamy tego typu testy.
  • Przygotowujemy dedykowane grafiki, ustalamy czas testów (np. 1-2 tygodnie) i po tym okresie spotykamy się, żeby omówić wnioski.

Na tej podstawie jesteśmy w stanie wyciągnąć naprawdę dużo informacji:

a) Po pierwsze, widzimy czy coś sprawdziło się w konkretnych branżach, bo współpracujemy z kilkudziesięcioma klientami i przegląd mamy całkiem spory.

b) Widzimy, w jak dużej liczbie przypadków (procentowo) się to sprawdziło. Czy była to połowa, trzy czwarte a może dziewięćdziesiąt procent? Jesteśmy więc w stanie stwierdzić czy możemy stosować tę technikę zawsze, czy raczej jest to pole do eksperymentów, gdy kończą nam się inne pomysły.

Przy okazji, każdy członek teamu jest zaangażowany w taki proces. Uczymy się wspólnie i pilnujemy się nawzajem, żeby dany test przeprowadzić.

Bo bardzo łatwo jest stwierdzić, że chcemy coś zrobić. Ale biorąc pod uwagę fakt, że nikt nikomu nie patrzy na ręce, zdarza się, że odsuwamy to w czasie.

Natomiast w sytuacji, w której wszyscy jednocześnie prowadzą test, pytają co chwilę o Twój status i wiesz, że jest jakiś deadline, po upływie którego będziesz musiał porównać swoje wyniki z resztą zespołu, to trudniej jest się od takiego zadania wykręcić. I trzeba to zrobić.

Jakiś czas temu przeprowadziliśmy takie testy w kontekście prawej kolumny oraz w przypadku umiejscowienia Instagram Stories, które jak się okazuje, dostarcza bardzo wysokiej jakości ruch oraz dużą liczbę konwersji po zdecydowanie niższym koszcie niż standardowy.

Nawiasem mówiąc, Instagram Stories jest świetnym miejscem reklamowym (i nie tylko) i na pewno poświęcę mu któryś z najbliższych odcinków.

Jeżeli Ty też uważasz ten temat za ciekawy, daj mi znać, żebym wiedział, czy przesunąć go na mojej agendzie i opublikować nieco szybciej.

 

3) DIGIBOOK

Trzecia metoda wymiany wiedzy w firmie to coś, nad czym cały czas pracujemy. Nazwaliśmy to narzędzie bardzo oryginalnie — DIGIBOOK, czyli jedna księga, która ma zbierać całą wiedzę zespołu.

O co chodzi?

Otóż spotkałem się z podejściem, zgodnie z którym w firmie powinno się dążyć do odklejenia wiedzy od ludzi.

Zazwyczaj ten temat  pojawia się w raczej nieciekawym kontekście, czyli zastępowalności pracowników.

Bo jeżeli „odkleję” wiedzę od ludzi, to łatwiej będę mógł wdrożyć kogoś nowego, jeżeli dana osoba odejdzie.

Ale akurat nie to jest moim celem.

Raczej zależy mi na stworzeniu jednego miejsca, w którym każdy pracownik będzie mógł szukać inspiracji do działania. Nie zawsze przecież jest tak, że mamy czas, żeby zorganizować na szybko call w zespole.

Albo dana osoba woli na spokojnie posiedzieć nad jakimś problemem. A umówmy się, ile można mieć genialnych pomysłów na optymalizację jakiegoś naszego działania w ciągu tygodnia?

Stąd pojawił się plan, żeby stworzyć jeden dokument, który będzie zbierał naszą wiedzą z zakresu optymalizacji kampanii czy tworzenia treści.

Dokument zostanie potem umieszczony na Google Drive, gdzie będzie można na bieżąco go poprawiać i aktualizować.

Zauważyłem, że tego typu książki czy wewnętrzne biblioteki powstają najczęściej w kontekście firmowych procedur.

Żeby było wiadomo jak zwalniać ludzi, jak ich zatrudniać lub onboardingować, czyli wprowadzać nowych pracowników w ich zadania, jak zamykać projekt i go raportować itp.

I to są oczywiście bardzo ważne kwestie, ale nie o tego typu dokument mi w tym momencie chodzi. W tym wypadku mam na myśli plik, który jest czysto merytoryczny, czyli taki, który będzie tłumaczył:

  • jak optymalizować kampanie,
  • jak zakładać konta reklamowe,
  • jak raportować coś klientowi,
  • jak interpretować pewne statystyki itp.

Chodzi zatem właśnie o wymianę wiedzy.

Bardzo długo zbierałem się do tego, żeby taki dokument stworzyć.

Miałem ambitny plan, który zakładał, że albo zrobi go jedna osoba z zespołu, albo zbuduję go osobiście. I przez wiele miesięcy się to nie udało.

Dlatego właśnie o tym mówię. Bo jeżeli liczysz na to, że znajdziesz ten magiczny wolny czas, w którym uda Ci się to zrobić, to uwaga, spoiler! Tak na pewno nie będzie.

Należy znaleźć inny sposób, żeby zabrać się za stworzenie takiej bazy wiedzy. I wydaje mi się, że już go opracowałem. I nawet kilka pierwszych projektów udało się w ten sposób dopiąć.

Jak to zrobić? Już tłumaczę.

Poproś ludzi z zespołu, żeby wykonując jakieś zadanie, nagrywali to, co robią. Jeżeli jest to na przykład optymalizacja kampanii, to można nagrywać swój ekran i na wbudowanym mikrofonie komentować na bieżąco wszystkie kroki.

Co to da?

Po pierwsze, pracownik musi sam zastanowić się nad tym, jak wygląda proces jego pracy, a po drugie — wszelkie zebrane w ten sposób informacje można następnie spisać, oddać do transkrypcji lub w formie krótkich video wrzucić do jednego repozytorium. W tym wypadku będzie to nasz DIGIBOOK.

Dzięki temu wiele osób może podzielić się swoimi praktykami, a ponadto nie jest to osobna praca.

I owszem, mam świadomość, że wykonanie takiego zadania, a przy okazji namysł nad nim i komentowanie go, wydłuży czas jego realizacji.

Natomiast na pewno będzie to łatwiejsze, niż poprosić pracownika, żeby specjalnie usiadł i przypomniał sobie, jak dokładnie wygląda jakiś proces, który robił tydzień temu.

Usłyszałem o takiej technice kiedyś właśnie w kontekście tworzenia procedur. Jeżeli chcesz stworzyć procedurę onboardingu nowego pracownika, to spisz w trakcie wdrażania obecnie szkolących się osób, co po kolei robisz.

Jest to już jakaś podstawa procedury, którą później można doszlifować.

W kontekście zadań natury merytorycznej możesz zrobić dokładnie to samo. Natomiast, różnica między naszą pracą a optymalizacją czy onboardingiem nowej osoby jest taka, że nie jest to proces linearny.

Zrobić można wiele rzeczy jednocześnie. Dlatego też tak ważne jest, żeby zaangażować w to zadanie wiele osób w zespole. To właśnie dzięki temu będzie można później skonfrontować czy lepiej pójść tą ścieżką, czy inną.

Bo nie ma jednego idealnego procesu. Ale dobrze jest wiedzieć, że jeżeli nie udało mi się czegoś zrealizować w sposób X, to być może Y lub Z będzie tą metodą, dzięki której uda mi się poradzić z moim problemem.

Chodzi więc o tworzenie scenariuszy i alternatyw, a nie jednego idealnego schematu, którym mielibyśmy podążać.

I to tyle na dziś.

Gorąco zachęcam Cię do tego, żebyś opracował mechanikę wymiany wiedzy między pracownikami w Twojej firmie.

Z mojej perspektywy jest to najlepsza forma edukacji i żadne szkolenie czy konferencja aż tak mocno się nie przyda. Oczywiście poza tematami, które są dla Twojego zespołu zupełnie obce.

Podsumowując, trzy skuteczne metody dzielenia się wiedzą, które Ci polecam to prezentacje przed zespołem, wyzwania optymalizacyjne i własna księga dobrych praktyk, czyli coś, co my nazywamy DIGIBOOKIEM.

Serdecznie dziękuję Ci za wysłuchanie tego odcinka. Jeżeli masz jakieś sugestie na temat tego, o czym powinienem powiedzieć w kolejnych, daj mi znać! Zostaw komentarz, napisz mail na adres artur@digitalk.pl, bądź na dowolny z moich adresów, które znajdziesz w sieci.

A jeżeli podobał Ci się ten odcinek, zostaw łapkę w górę na YouTube, napisz recenzję w Apple Podcasts lub obserwuj mnie na Spotify. Zrób dowolną rzecz, która będzie dla mnie informacją zwrotną, że Ci się podobało.

Z mojej strony to już wszystko, życzę Ci gorąco miłego dnia i do usłyszenia bądź przeczytania w kolejnych tygodniach!

Artur Jabłoński