Organizacja to obecnie słowo-klucz. Ogrom zadań, nie tylko zawodowych, sprawia, że szukamy rozwiązań, dzięki którym zrobimy więcej w krótszym czasie. Szukamy metod, które pomogą nam uniknąć stresu i poprawią naszą efektywność. Ten temat wywołuje spore zaangażowanie również w moich social mediach, dlatego postanowiłem przygotować dla Ciebie praktyczne przykłady, które sam wykorzystuję przy organizacji swojego czasu. Jak wygląda mój tydzień? Jakie zmiany wdrożyłem, aby skupić się na priorytetach? Z czego świadomie zrezygnowałem? Przekonaj się, jak być bardziej produktywnym i sprawdź, czy moje metody zadziałają również u Ciebie.
W artykule przeczytasz o:
JAK BYĆ BARDZIEJ PRODUKTYWNYM? – O TYM MUSISZ PAMIĘTAĆ
Zanim skupię się na konkretnych przykładach, chciałbym zwrócić uwagę na dwie ważne kwestie:
- Każdy z nas jest inny.
Techniki, które doskonale sprawdzają się w moim przypadku, nie muszą być odpowiednie dla Ciebie. Każdy z nas bowiem działa w inny sposób. Nawet ja pracuję obecnie zupełnie inaczej, niż kiedyś. Obecnie wolę rozpocząć pracę jak najwcześniej i do godziny 10:00 – 11:00 wykonać zadania, które wymagają największego skupienia. Dalszą część dnia mogę wtedy wypełnić spotkaniami i obowiązkami, które pojawiają się na bieżąco w ciągu pracy.
Nie zawsze jednak tak było. Wiele lat temu największą produktywność przejawiałem w okolicach godziny 20:00 – 21:00, a środek dnia był dla mnie najgorszym momentem do pracy.
2. Specyfika pracy ma wpływ na Twoje działania.
Metody, które wdrażam, wynikają między innymi z faktu, że jestem właścicielem czterdziestoosobowej firmy i mam fantastyczny zespół, który mnie wspiera. Będąc na pierwszym planie, to oni, jak falochron, przejmują zadania, które normalnie musiałbym wykonywać sam.
Kto mnie wspiera?
- Osoby zarządzające w mojej firmie,
- zespoły, które kontaktują się bezpośrednio z klientami,
- pracownicy zaangażowani w najróżniejsze projekty.
Dzięki ich pracy sam mogę skupić się na zupełnie innych zadaniach.
Mam jednak nadzieję, że pomimo tych różnic uda Ci się wdrożyć którąś z technik lub, tak jak ja kiedyś, zaproponować szefowi zmiany w sposobie pracy, aby była ona bardziej produktywna.
JAK BYĆ BARDZIEJ PRODUKTYWNYM? MOJE METODY ZARZĄDZANIA SOBĄ W CZASIE
1.Nie włączaj poczty i komunikatorów z rana
Tę technikę wprowadziłem dzięki Adrianowi Gorzyckiemu z Przygód Przedsiębiorców. Kiedy realizowaliśmy serię ekspercką na jego kanale, Adrian zaproponował mi, abym przed nagraniem nie zaglądał do skrzynki mailowej.
Dlaczego?
Ponieważ może się okazać, że czeka tam pilna wiadomość, która wymaga mojej uwagi lub coś, co zepsułoby mi humor i sprawiło, że miałbym gorszą formę podczas nagrań.
Stwierdziłem wówczas, że jest to fantastyczna rada. I zacząłem się zastanawiać, w jaki sposób mogę ją wykorzystać również w innych obszarach.
Tak narodził się mój nowy zwyczaj.
Do tej pory bowiem pierwszą godzinę pracy, pomiędzy 8:00 a 9:00, poświęcałem na organizację całego dnia oraz zadania, które nie wymagały szczególnego skupienia, jak maile czy lista w Asanie.
Po pewnym czasie okazało się to jednak mało produktywne. Dlaczego?
- Po pierwsze, zarówno maile, jak i komunikatory potrafiły wciągnąć mnie w wielowątkowe dyskusje. Jeśli otrzymywałem odpowiedź po kilku minutach, to zazwyczaj ciągnąłem wątek, aż do wyjaśnienia sprawy.
- Po drugie, im później kończyłem te zadania, tym mniej miałem energii.
Doszedłem zatem do wniosku, że nie powinienem kluczowego momentu swojej efektywności, kiedy jestem wypoczęty, po śniadaniu i kawie, poświęcać na zadania, które nie wymagają dużego skupienia.
Przestałem więc sprawdzać maile i komunikatory z samego rana. Chyba że jest to zaplanowane spotkanie z zespołem lub nieprzewidziana sytuacja, wymagająca natychmiastowej reakcji.
Kiedy więc po raz pierwszy sprawdzam maile? Dopiero gdy wykona, jedno lub dwa naprawdę ważne zadania.
Co z tego wynikło?
Okazało się, że świat się nie zawalił, a ja mam poczucie, że udało mi się zrobić najpierw to, co jest istotne, a potem przez godzinę lub dwie mogę skupić się na bieżących zadaniach.
2. Zrozum swój rytm dnia
Zwykle najwięcej siły do działania mam od godziny 6:00 – 8:00 do około 13:00. Po tym czasie wyraźnie tracę skupienie. Do tego stopnia, że nie jestem w stanie pracować. Jeżeli w tym okresie muszę wykonać zadania wymagające koncentracji, pracuję dużo wolniej i sprawia mi to większą trudność.
Postanowiłem więc zmienić swój rytm dnia. Obecnie:
- wszystkie sprawy wymagające naprawdę dużego skupienia staram się załatwić do godziny 12:00;
- w tym czasie, a preferencyjnie nawet do godziny 14:00, nie organizuję i nie godzę się na żadne spotkania (poza cotygodniowymi digicallami lub dniami, które poświęcam wyłącznie na takie spotkania);
- potem mam trzygodzinne–czterogodzinne okno, w którym pozwalam już sobie na umawianie spotkań – nawet tzw. back-to-back, czyli jedno po drugim.
Czy to dlatego, że spotkania nie wymagają skupienia? Nie.
Kiedy następuje interakcja z drugim człowiekiem, rozmawiamy, omawiamy pomysły lub podejmujemy decyzje, jestem w stanie wykrzesać z siebie więcej energii, niż gdybym miał w tym czasie siedzieć na przykład z notatnikiem i próbować planować tematy podcastów na kolejny kwartał.
Moja rada, by być bardziej produktywnym, jest więc taka: rozpoznaj, kiedy w ciągu dnia masz najwięcej energii i na tej podstawie planuj swoje działania.
3. Wprowadź zmiany w zarządzaniu mailami
O ile, tak jak wspomniałem wyżej, nie odpowiadam na maile z rana, o tyle długo musiałem przekonywać się do dość rewolucyjnej dla mnie idei, że na maile nie trzeba odpisywać szybko.
Oczywiście są tutaj pewne wyjątki. W niektórych działach szybka reakcja ma ogromne znaczenie. Większość badań wskazuje, że na przykład w kwestii pozyskiwania klientów dla agencji reklamowych, czy dla różnego rodzaju biznesów B2B, szybkość reakcji ma bardzo duży wpływ na decyzję klienta po drugiej stronie.
Tak też jest w naszym dziale Nowego Biznesu, w którym dbamy o to, aby odpowiedzi na zapytania wychodziły jak najszybciej. Jedna z osób w zespole, Adriana, odpowiada wyłącznie za to, aby przypisywać nowe zapytania naszym dwóm New Business Managerom – Magdzie i Mateuszowi. Musi to wykonać jak najszybciej, dbając o to, aby dana osoba mogła od razu zająć się tematem. Staramy się więc „wyśrubować” czas reakcji tak bardzo, jak tylko pozwalają nam na to zasoby kadrowe.
Natomiast w przypadku stanowisk, które nie wymagają aż tak szybkiej odpowiedzi, czas reakcji narzucamy sobie sami. Teoretycznie oczywiście wypada odpisać na wiadomość jak najszybciej, ale jeżeli odłożysz to działanie na kolejną godzinę raczej nic złego się nie stanie. Z doświadczenia wiem, że największe wyzwanie stanowi walka z samym sobą, aby tę metodę stosować.
Chcesz wiedzieć, jak sam rozwiązałem ten problem?
- Na początku ustaliłem, że na maile będę odpisywał co godzinę.
Pracowałem 45 minut nad jakimś projektem, następnie chwilę odpoczywałem czy szedłem zrobić kawę i następnie siadałem do maila. Robiłem to więc o 9:00, 10:00, 11:00, itd. Szybko jednak okazało się, że ten system nie jest dobry, ponieważ maile i zadania w pracy są jak Hydra – utniesz jedną głowę, a na jej miejscu wyrastają 3 kolejne. W efekcie czas odpowiedzi potrafił przekroczyć nawet pół godziny lub godzinę, a więc cały system tracił sens.
Wtedy wdrożyłem nową zasadę:
- Na wiadomość mailową odpowiadam dwa do trzech razy w ciągu dnia.
I tego staram się trzymać do dziś.
W praktyce wygląda to tak, że gdy wykonam dwa lub trzy najważniejsze zadania w danym dniu, zwykle około godziny 11:00 – 12:00, wówczas siadam do maili i odpowiadam na nie seriami. Kiedy skończę, to natychmiast zamykam pocztę, żeby mnie nie rozpraszały kolejne powiadomienia. Ponownie siadam do maili pod koniec dnia.
Jeżeli zdarzy się, że wieczorem mam jeszcze siłę, przestrzeń i możliwość, na przykład, gdy syn pójdzie wcześnie spać, to wtedy ewentualnie odpowiadam jeszcze na wiadomości.
4. Zarządzaj listą zadań
Zarówno ja, jak i cała moja firma pracujemy na Asanie. Dla mnie osobiście ten program ma wszystko to, co jest mi potrzebne do zarządzania moim czasem. Zarówno zawodowym, jak i prywatnym. Wpisuję tam dosłownie wszystko, nawet konieczność uzupełnienia zapasu pasty do zębów. Dzięki temu nie martwię się, że o czymś muszę pamiętać, albo że zapomnę o czymś istotnym.
I właśnie w związku z Asaną chciałbym polecić Ci dwie rzeczy, które sam wdrożyłem.
- Pierwsza dotyczy tego, że pomimo wielu świetnych możliwości, jakie zapewnia ten program, ma on też pewną wadę – lista zadań może Cię przytłoczyć.
Kiedy jest ich bardzo dużo, często nie wiadomo, które z nich są najważniejsze. Nierzadko scrollowałem je i zastanawiałem się, od którego zacząć. Co prawda, można poustawiać je w zależności od priorytetu, oznaczenia kolorami, są do tego nawet specjalne narzędzia (na przykład Todoist), ale mi te sposoby nigdy nie pomagały. Wręcz paraliżował mnie fakt, że gdy zrobiłem jedno zadanie, w kolejce czekało już 20 kolejnych, które za chwilę będą, albo być może już są, przeterminowane.
Jak sobie z tym poradziłem?
Każdego dnia robię przegląd Asany. Biorę jeden z moich kilku notatników, w których ciągle coś zapisuję i ustalam, co i w jakiej kolejności muszę zrobić.
Moja dzisiejsza lista ma na przykład 10 pozycji, którymi chcę się zająć i wykonuję je zgodnie z zapisaną kolejnością. Zdarzają mi się czasami odstępstwa od tej reguły, ale zauważam wtedy, że w mój dzień wkracza chaos – zrobię jedno lub dwa zadania, a potem zajmuję się czymś innym.
Dzięki przygotowanej wcześniej liście konsekwentnie trzymam się ustalonego planu.
Poza tym skreślanie wykonanych zadań w notesie sprawia mi dużo większą satysfakcję niż odhaczanie ich w Asanie, nawet jeżeli towarzyszą temu animacje, motywujące do dalszego działania.
- Druga rzecz związana z Asaną dotyczy konkretnych typów zadań.
Są bowiem takie zadania, których nie zrobisz na raz. Po pewnym czasie musisz do nich wrócić, aby sprawdzić, czy udało Ci się osiągnąć zamierzony efekt.
Na przykład, gdy przy projekcie musimy wysłać drugiej osobie brief, odhaczamy to zadanie jako wykonane i zapominamy, że warto byłoby do tego tematu wrócić. Należałoby wtedy ponownie zrobić przegląd bieżącej listy zadań czy projektów.
(function() {
var id = ‘smIframe-zdw67h9jrv32mnqq’;
var PREFIX_OUTGOING = ‘SM_RESIZE_IFRAME:’ + id;
var PREFIX_INCOMING = ‘SM_IFRAME_HEIGHT:’ + id + ‘:’;
var iframe;
var findIframe = function() {
if (iframe) {
return iframe;
}
iframe = document.getElementById(id);
return iframe;
};
window.addEventListener(‘resize’, function() {
findIframe() && iframe.contentWindow.postMessage(PREFIX_OUTGOING, ‘*’);
});
window.addEventListener(‘message’, function(event) {
var messageData = event.data;
try {
if (messageData.indexOf(PREFIX_INCOMING) !== 0) {
return;
}
findIframe() && (iframe.style.height = parseInt(messageData.replace(PREFIX_INCOMING, ”)) + ‘px’);
} catch (e) {}
});
}());
Jak sobie z tym poradziłem i co Ci polecam, by być bardziej produktywnym?
Wyrobiłem w sobie nawyk, polegający na tym, że po wysłaniu komuś rzeczy X od razu ustawiam na wymagany termin kolejne zadanie, które brzmi np.:
- Sprawdź, czy wysłałeś rzecz X,
- Sprawdź, czy wiadomość doszła,
- Sprawdź, czy dostałeś odpowiedź, itd.
Takie zadania nazywam zadaniami follow-up i dzięki nim nie muszę pamiętać o przeglądaniu i sprawdzaniu projektów. Dzieje się to na bieżąco. I takie podejście polecam też Tobie.
5. Podziel swój tydzień według potrzeb
Jak być bardziej produktywnym? Podział tygodnia to ostatnia i chyba najważniejsza metoda zarządzania w czasie. Przyznam, że ta reguła najbardziej zmieniła mój sposób działania i pracy.
Dawniej było tak, że akceptowałem spotkania dopasowując się do czyjegoś kalendarza. Przychodziłem we wtorek o 9:00, albo w piątek o 15:00, w zależności od tego, co pasowało osobie, z którą miałem się spotkać. Nikt nie brał pod uwagę mojego dnia pracy. A ja sam nie byłem na tyle asertywny, żeby to zmienić, albo nie sądziłem, że jest to istotne.
Zdarzało się więc, że moje dni składały się ze spotkań co półtorej godziny. Albo te spotkania przeplatane były innymi zadaniami, na przykład koniecznością przygotowania podcastu. I w efekcie często niewiele z tych zadań wykonywałem na sto procent. Brakowało mi pewnych ram, które uporządkowałyby mój dzień.
Jak to zmieniłem, by być bardziej produktywnym?
Teraz mój tydzień pracy wygląda następująco:
-
Poniedziałek – dzień zarządczy.
To najbardziej wyczerpujący dzień, ponieważ pierwsze spotkanie zaczynam o godzinie 8:00 rano, a ostatnie kończę w okolicach godziny 18:30. Jest to również dzień, w którym godzina po godzinie, spotkanie po spotkaniu, rozmawiam ze wszystkimi kluczowymi osobami w firmie. W tym także z naszymi partnerami zewnętrznymi, z którymi współpracujemy oraz szefami poszczególnych działów, albo z całym działami.
Dzięki temu jestem w stanie zorientować się, na jakim etapie są poszczególne projekty. A przy okazji na naszym cotygodniowym Digicall’u mogę posłuchać prezentacji zespołu i porozmawiać z nimi.
Przyznam, że jest to niesamowicie wyczerpujący fizycznie dzień, dlatego nieprzypadkowo wybrałem moment świeżo po weekendzie. Mam bowiem wystarczająco siły, aby przebrnąć przez wszystkie spotkania, a przy okazji mogę sobie porozmawiać ze swoim zespołem.
-
Wtorek – dzień contentowy.
Oznacza to, że mniej więcej do godziny 12:00 mam webinar, piszę wpisy na blog, nagrywam podcasty, albo robię inne zadania związane z przygotowaniem treści. Od godziny 12:00 zaś zaczynają się moje spotkania z poszczególnymi szefowymi i szefami zespołów.
Uważam, że to świetne rozwiązanie, ponieważ nie muszę sobie blokować całego dnia na jeden rodzaj aktywności, na przykład przygotowanie wpisów na blog, albo planowanie postów w mediach społecznościowych czy newsletterów. Mogę w ten sposób zagospodarować sobie pierwszą połowę dnia, a drugą zostawić na nieprzewidziane wypadki.
-
Takimi dniami na nieprzewidziane wypadki, są na przykład środa lub czwartek.
Niezależnie od tego, jaki mamy miesiąc, tydzień czy obłożenie, te dni są też zarezerwowane na szkolenia. Na przykład na moje dwudniowe szkolenie. Gdy jakaś firma zgłasza się do mnie po szkolenie dedykowane, to najpewniej dostanie ofertę na środę lub w czwartek.
W zależności od planów w danym tygodniu, w te dwa dni jestem też na wyjazdach lub jakichś kluczowych spotkaniach. Ewentualnie gospodaruję je w inny sposób, na przykład na nagrywanie, projekty wewnętrzne, albo właśnie na pracę bieżącą.
-
Piątek – dzień na projekty firmowe.
Obecnie prowadzimy kilka rozmów związanych z potencjalnymi inwestycjami i innymi działaniami, więc przeznaczam ten dzień na spotkania. Mogę też zająć się sprawami bieżącymi lub zostawić sobie większą przestrzeń na rzeczy nieprzewidziane. Albo takie, które wynikną z kolejnego czy poprzedniego tygodnia.
JAK BYĆ BARDZIEJ PRODUKTYWNYM – PODSUMOWANIE
Zdaję sobie sprawę, że jest wiele tzw. productivity hacks, czyli metod na to, jak być bardziej produktywnym, o których jedynie wspomniałem. Jak na przykład przygotowanie sobie planu dzień wcześniej. Ale u mnie nigdy się to nie sprawdziło.
Osobiście wolę zacząć dzień rano od przeglądu tego, co mnie czeka. Być może Ty będziesz wolał robić to dzień wcześniej. Pamiętaj więc, że każdemu odpowiadają inne rozwiązania.
Jest też wiele metod dotyczących tego, jak być bardziej produktywnym, o których w ogóle nie wspomniałem. Na przykład:
- wyciszanie telefonu lub odkładanie go poza zasięg wzroku,
- usunięcie wszelkich notyfikacji, co sam również praktykuję,
- wyłączanie poczty mailowej,
- wyłączanie komunikatorów, itd.
Są one jednak opisywane w wielu różnych artykułach i książkach, poruszających kwestie produktywności. Dlatego uznałem, że ważniejsze będzie sięgnięcie po rozwiązania, o których rzadziej się mówi.
Oto moje metody na to, jak być bardziej produktywnym. Mam nadzieję, że Wam się przydadzą i spróbujecie wykorzystać je w swojej pracy. Chętnie poznam też Wasze rozwiązania, które zwiększają produktywność. Może dzięki temu i ja wdrożę kolejną przydatną rzecz.
Do przeczytania!
Artur Jabłoński
