Masz czasami poczucie, że nie wykorzystujesz w pełni swojego dnia i możesz, a nawet powinieneś robić więcej? Poznaj cztery nawyki, które mogą zwiększyć Twoją produktywność i poprawić organizację pracy.
Transkrypcja
Dzień dobry, dzień dobry, dzień dobry. Witam Cię w kolejnym odcinku mojego programu “Konkretnie o marketingu i sprzedaży”. I dzisiaj, uwaga, będzie odcinek, który zdarza mi się raz na jakiś czas, który nie będzie ani o marketingu, ani o sprzedaży.
Natomiast da się pod każdą z tych rzeczy je podłączyć, ponieważ każdego dnia każdy z nas realizuje jakieś zadania. I musi być w tych zadaniach – słowo klucz – w każdym dziale jak najbardziej produktywnym. Więc de facto po części można powiedzieć, troszkę naciągając rzeczywistość, że dzisiejszy odcinek, który poświęcę swoim nawykom związanym ze zwiększeniem produktywności, takim swoim czterem radom, kluczowym radom, które dla Ciebie mam, da się pod realizację tychże działań podłączyć. Więc nie przedłużając, zaczynajmy.
W artykule przeczytasz o:
Jak zwiększyć swoją produktywność w pracy? 4 nawyki
Tak jak powiedziałem na wstępie tego odcinka, mam takie swoje cztery kluczowe nawyki związane z produktywnością. I mimo że jest ich tylko cztery i będą generalnie proste, to są takie dwa bardzo ważne założenia na samym wstępie. Otóż jeżeli zdarzy mi się dzień roboczy, w którym nie uda mi się zastosować do tych czterech nawyków czy tych czterech moich własnych wskazówek, to mam takie wrażenie, że dzień mi się rozłazi i na koniec dnia jestem po prostu wkurzony.
A druga sprawa jest taka, że często posługuję się takim sformułowaniem, że to są rzeczy proste, ale niełatwe. I tak rzeczywiście jest. W sensie każda z tych rzeczy jako wyizolowany fragment jakiejś rady wydaje się być na pewnym poziomie banalna. Natomiast jak się później próbuje to zrobić, to okazuje się, że są schody. Czyli stare dobre powiedzenie: prostota najwyższą formą wyrafinowania.
Tak się na przykład składa, że ja jestem wielkim fanem TEDxów. Miałem okazję je organizować i występować nawet na jednym. I tam właśnie bardzo często padają za sceny różnego rodzaju sformułowania, które wydają się proste bądź banalne. Wiele osób, które tego słuchają, może stwierdzić: no kurde, czemu ten człowiek występuje z takimi oczywistościami? Ale jak później się próbuje je wdrożyć, to się właśnie okazuje, że są problemy.
Więc tak bardzo na wstępie to podkreślam, ponieważ być może z częścią tych rzeczy zetknąłeś/zetknęłaś się już kilka razy gdzieś tam wcześniej i nawet stwierdzasz, że “O, mądre, mądre”, ale tego nie stosujesz. Więc podsumowując cytatem jeszcze ze Stevena Covey’a, zanim wejdziemy do czysto merytorycznej części: “wiedzieć i nie robić, to nie wiedzieć”.
#1 Zapisuj i odhaczaj najważniejsze zadania poza główną listą zadań
Każdy z nas ma jakiś swój własny “system produktywności”, czyli w jakiś sposób tam po prostu pracuje. Być może zapisujesz zadania po prostu w notatniku, być może masz do tego jakiś program. Ja na przykład korzystam z Asany i zapisuję tam wszystko. Od tego, żeby pamiętać, że tego dnia przyjeżdżają u mnie na dzielnicy, żeby zbierać śmieci, po jakieś oczywiście ważne projektowe rzeczy. Wszystko prowadzę w tej jednej Asanie. I nie wiem, czy też tak masz, ale lista zadań jest jak hydra. W sensie odetniesz jedną głowę, odhaczasz jedną i wyrastają trzy kolejne.
I to samo można byłoby powiedzieć o skrzynce mailowej. Wielokrotnie łapałem się na tym, że moja własna lista zadań była dla mnie największą demotywacją. Nawet raz na jakiś czas zdarzało mi się zmieniać narzędzie, z którego korzystam, pod takim pozorem, że może będzie nowe, lepsze, bo jest nowe i błyszczące. Chyba tylko po to, żeby przez chwilę poczuć ten powiew pustki. Listy zadań, która jest pusta, co jak wiadomo jest zjawiskiem, które w przyrodzie nie występuje, bo zadania są zawsze.
Chodzi o to, że łapałem się wielokrotnie na takim właśnie demotywującym scrollowaniu albo listy swoich maili, albo listy swoich zadań w górę, w dół, z przekonaniem, co by tutaj teraz zrobić. Może to, a może tamto. Jest to strasznie bezproduktywne z dwóch powodów.
Po pierwsze, faktycznie można się poczuć przytłoczony. Ja mam na przykład zadania, których data wykonania sięga jeszcze października zeszłego roku. I te zadania są tam celowo, ja je naprawdę kiedyś zrobię, no ale przyglądanie się im jest naprawdę demotywujące. Albo mogę mieć maile, na które wiem, że powinienem odpowiedzieć, ale akurat w tym momencie nie czuję na to siły, nie mam kompletu danych, bo na nie czekam. Ale chodząc po tej skrzynce mailowej, zastanawiając się, na co by tu teraz zareagować, mimowolnie czytam je już enty raz. Co jest strasznie kontrproduktywne, bo nie powinienem się na tym w ogóle skupiać, tylko robić rzeczy, które faktycznie mogę.
I jakkolwiek znów prosta wyda się Tobie ta rada, to rozwiązanie, które sobie wypracowałem, jest następujące. Lista zadań, listą zadań. Lista maili, listą maili. Natomiast rzeczy, które naprawdę chcę zrobić, na przykład dziś, albo zacząć od nich rano, spisuję sobie na albo osobną kartkę, albo do osobnej aplikacji, Na przykład ja korzystam jednocześnie z Asany, a do głównych rzeczy z Notion, które też swoją drogą jako aplikację bardzo Ci polecam, ale częściej jest to po prostu, akurat nie mam go dzisiaj przed sobą, ale jest to po prostu jakiś notatnik. Mam ich 50, bo tyle ich zapisuję. I tam wtedy spisuję sobie jakieś kluczowe 3-4 zadania, które wiem, że dzisiaj muszę zrobić.
Jest to pewna lista priorytetów. I jeżeli posunę sprawy do przodu, czyli wykonam właśnie te zadania i czasami się zdarza, że uda mi się to np. ogarnąć już do tej 12-13, bo później mam spotkania czy jakieś zadania bieżące, to już w tym momencie czuję taki dziwny przypływ szczęścia. W sensie mam takie poczucie, że dobrze wykorzystałem dzień. Bo prawdopodobnie też masz na przykład tak, że jeżeli cały dzień zajmujesz się głównie rzeczami reaktywnymi, czyli tu wpada mail, tu jest spotkanie, tu jakiś kryzys, tu coś dziwnego, to na koniec dnia, mimo że faktycznie byłeś/aś zajęty/a, to czujesz się właśnie osobą zajętą, a nie produktywną.
I to, szczególnie jeżeli się ciągnie przez kilka dni, mocno demotywuje, denerwuje i może się kończyć nawet wypaleniem. A tymczasem, jeżeli mamy te 3-4 rzeczy, które się udało odhaczyć, to jest takie poczucie, że faktycznie to był dobry dzień. Co wiąże się, ta końcówka poprzedniego punktu, z punktem numer 2.
Uwaga, taki nawyk numer 2, który u mnie działa i być może u Ciebie również będzie efektywny.
#2 Stwórz sobie dwie listy zadań – zadania bieżące i zadania kluczowe
Za każdym razem, jak ktoś uczy się produktywności, albo z książek, albo z kursów czy z innych rzeczy, to mam takie wrażenie, że wiele osób podchodzi do swojego dnia w taki sposób, jakby miało nad nim całkowitą kontrolę. A tymczasem tak nie jest.
Jakoś mniej więcej jedną trzecią Twojego czasu pracy zajmą rzeczy, które są totalnie niezależne od Ciebie. Bo ktoś przyjdzie, będzie coś chciał, pojawi się jakiś problem, który wymaga błyskawicznego zaadresowania, czyli staną się tak zwane rzeczy totalnie niezależne. I zauważyłem, że wiele osób planuje sobie właśnie na swoje zadania kluczowe cały dzień. A później jest zdziwiona, że nie udało im się ich odhaczyć, ponieważ, uwaga, codziennie zaskakuje ich to, że świat czegoś od nich chce i oczekuje.
Więc wobec tego, powiedzmy, mierzmy siły na zamiary i podzielmy sobie dzień na sztywno. Na połowę, na dwie połowy, jedną trzecią, na dwie trzecie. Wychodząc z góry z założenia, że będą rzeczy kluczowe, o które chcemy zadbać, będą rzeczy bieżące, zależne od nas, które chcemy zrobić i pewne rzeczy, po które przyjdą do nas po prostu inni.
Co to oznacza? To oznacza, że właśnie ja szykuję sobie nie jedną, a dwie listy zadań, rzeczy do zrobienia.
Jedna, zgodnie z punktem pierwszym, które muszę sobie zapisać, to są zadania kluczowe. Ale te, które pozostały, na przykład zadania bieżące typu tu coś wyślij, tu na coś odpisz i tak dalej, również selekcjonuję i spisuję sobie na osobną listę zadań bieżących. I za każdym razem, kiedy wpada mi coś nowego, co ktoś ode mnie chce, to również na tej liście ląduje.
Dzięki temu ponownie nie demotywuję się tym, co powiedziałem Ci wcześniej, czyli tym, że mam przygotowaną jakąś olbrzymią listę, którą będę tak bezmyślnie scrollował w górę i w dół, tylko staram się w ramach jednego bloku pracy wykonać zadania na przykład te kluczowe, a później siąść do najpilniejszego w tym, co pilne. Czyli właśnie zadań bieżących, ale takich, które albo ktoś mi wrzucił i stały się wyższym priorytetem niż inne, które mam, albo po prostu wiem, że muszę je wykonać i po prostu mnie to nie ominie, bo jest to jakieś kluczowe spotkanie, wysłanie ważnego maila. I tak dalej, i tak dalej.
Rada tudzież nawyk do wyrobienia numer trzy:
#3 Grupuj mniejsze zadania
Tak jak powiedziałem, zadania bieżące to są zadania typu: tu puścić przelew, tu wysłać maila, tu komuś coś skomentować, tu zebrać jakieś dane i tak dalej, i tak dalej.
Dzień każdego z nas bardzo często składa się z całej masy właśnie tego typu rzeczy. Miejscem, w którym energia i czas z nas uchodzą, są właśnie te miejsca, w których po prostu skaczemy po tematach, które dałoby się po chwili namysłu pogrupować w pewne logiczne bloki. No bo zobacz. Jeżeli w jednej chwili będziesz odpisywał na maila, za chwilę wejdziesz na Slacka albo na jakiś inny komunikator, żeby komuś odpisać, za chwilę go wyłączysz i skoczysz o coś kogoś spytać albo wyślesz maila właśnie z jakąś prośbą o doprecyzowanie, w międzyczasie coś tam musisz załatwić, a potem jeszcze wchodzisz do banku, wylogowujesz się z niego, wracasz odpisać na kolejnego maila, wpada prośba o jakiś przelew, który miałeś i tak puścić, jest na twojej liście, więc teraz się logujesz do banku, to pomyśl, ile czasu schodzi Ci tylko i wyłącznie na to, żeby skakać między tymi zadaniami. Plus nasz mózg po prostu takich rzeczy nie lubi.
Co to więc oznacza? Kiedy mam już swoją listę zadań bieżących, to to, co wówczas robię, to grupuję sobie to w pewne zbiory zadań. Jak przelewy, to przelewy. Jak odpisywanie na maile, to odpisywanie na maile. Jak komentowanie komuś jakichś rzeczy, czyli na przykład akceptowanie, feedbackowanie, no to blok właśnie na to.
Na przykład dlatego ja na maile, jeżeli w ogóle (bo mam taki na szczęście tryb pracy, że czasami mogę sobie pozwolić, żeby nie odpisywać danego dnia na maile w ogóle, ale jeżeli już mam akurat taką motywację czy taki dzień, że będę na nie odpisywał), to odpisuję maksymalnie trzy razy w ciągu dnia. Rano, jak przyjdę, potem ewentualnie w południe, jeżeli akurat tak mam rozplanowany dzień i na koniec dnia pracy na przykład taką ostatnią rundkę po swojej skrzynce mailowej robię. Zawsze sobie na to blokuję na przykład jakieś pół godziny i w tym momencie to robię. A czasami będzie to tylko rano na początku pracy i po południu, kiedy już ją na przykład kończę, bo w innym momencie nie znajdę czasu. Ale na pewno nie będę po prostu, tudzież staram się nie być, takim reaktywnym, który wpadnie, odpisuje, wpadnie, odpisuje, a przez to mu się rozłazi praca nad innymi zadaniami.
I ostatni wątek, który z tego wynika i tak naprawdę podsumowuje wszystkie wcześniejsze nawyki i zbiera je zwyczaje do kupy.
#4 Zaplanuj swój dzień i przejdź go w głowie
I wiem, co teraz możesz sobie pomyśleć. Że pachnie to jakąś coachową wizualizacją rodem ze znanych Ci fanpage’y czy dziwnych szkoleń. Natomiast powiem tak, niczym informatyk – u mnie działa. I być może jak dasz temu szansę, to Tobie również to pomoże.
Na czym ta technika czy działanie polega? Otóż, jak już sobie przyszedłem do pracy, mam swoją listę zadań bieżących, listę tych priorytetów, które chcę tego dnia pchnąć do przodu, to zaczynam sobie to układać w głowie na zasadzie przechodzić swój dzień pracy godzina po godzinie.
Na przykład: dobra, to, co ja na przykład lubię zrobić, to rozpocząć pracę w okolicach 7.30. O 8.30 mam pierwsze spotkanie ze swoim managementem, tak zwane daily. To sobie mówię, że w tej godzinie zrobię na przykład takie, ja na to mówię, zadania rozruchowe. Niektórzy lubią zaczynać dzień od tak zwanego połykania żaby, czyli najcięższego zadania. Ja akurat tego nie lubię. Lubię popchnąć kilka spraw bieżących, bo na przykład wiem, że ktoś na to realnie czeka i bez tego on swojego dnia nie może zacząć. Plus ja lubię mieć takie sense of achievement, takie poczucie, że coś już mi się udało tego dnia faktycznie zrobić, jeszcze nie głównego, ale coś się posunęło do przodu.
Potem, okej, będę miał spotkanie. Ono trwa pół godziny. O 9.00 siądę na przykład i zablokuję sobie dwie godziny w kalendarzu na przygotowanie scenariuszy odcinków takich, jak ten. Potem zrobię z kolei priorytet dwa, potem do pierwszej zrobię trzeci, a potem mam na przykład spotkania. I skończę dzień, pisząc maile.
I jakkolwiek się to wydaje dziwne, to po pierwsze, takie zaplanowanie tego dnia daje mi już jakieś poczucie kontroli. Typu aha, dobra, wiem, co chcę zrobić ze swoim życiem, przynajmniej tym zawodowym. Więc sobie coś takiego w tym momencie ustawiam. Natomiast oczywiście scenariusz, scenariuszem, a potem się pojawia życie. I jak to mówił już zdaje się Muhammad Ali czy Mike Tyson, każdy ma plan, dopóki nie dostanie w mordę.
Także życie daje nam w mordę. I okazuje się, że cały plan się rozstrzaskuje, bo właśnie wpadają te niecierpiące zwłoki rzeczy, które musisz wykonać.
Co jest wówczas bardzo ważne? Żeby się nie zniechęcić wyłącznie dlatego, że ustalony plan się zawalił, tylko ponownie zebrać się w sobie. I na przykład jeżeli się okazało, że między 9 a 11 miałem zaplanowaną tak zwaną pracę głęboką nad jakimś jednym zadaniem i jest 10:30, a ja dopiero skończyłem gasić jakiś pilny pożar, który wybuchł, to siadam i mówię: dobra, mamy 10:30. Miałem zrobić to i tamto, więc teraz między 10:30 a 12 skupię się na tym, zrobię to, potem mogę zrobić tamto.
Czyli raz jeszcze przechodzimy taki tryb pracy.
To nam daje ponownie pewne poczucie, że odzyskujemy kontrolę nad tym dniem, który wydawał się stracony. Pozwala nam nie wpaść w ten reakcjonizm, jeżeli będzie to właściwe słowo, czyli właśnie takie bycie tylko osobą od spraw bieżących i pilnych w tym momencie. I faktycznie pozwoli Ci to uspokoić się, zaplanować resztkę dnia i przez nią przejść.
Jak być bardziej produktywnym – podsumowanie
I oczywiście, brzmi to jak pewien plan idealny, ale uwaga, nawet mnie, który po prostu staram się trzymać tych czterech prostych zasad, pewnie w każdym tygodniu zdarza się dzień, w którym mimo najszczerszych chęci zwyczajnie mi się to nie udaje. Czyli mam jakiś niższy poziom energetyczny i faktycznie zachowuję się jak ameba, która scrolluję Facebooka, maila albo jakiekolwiek inne rzeczy.
Natomiast nie poddaję się i staram się zawrzeć szeregi, bo widzę, że za każdym razem, kiedy faktycznie na podstawie tych czterech nawyków, rad, zwyczajów próbuję zorganizować sobie swój dzień pracy, to faktycznie kończę go z poczuciem, że dobrze go wykorzystałem. I przede wszystkim, co jest najważniejsze, że faktycznie popchnąłem sprawy do przodu.
Nie twierdzę, że u każdego taki system się sprawdzi, bo wielokrotnie spotykałem się oczywiście z tym, że dla każdego coś innego jest tym właściwym. Ja na przykład lubię sobie szykować zadania tego samego dnia, kiedy nad nimi pracuję, a wiem, że spora część ludzi czuje się lepiej, kiedy szykuje je sobie na przykład wieczór przed. Nawet niektórzy w moim zespole tak pracują. Musisz więc dostosować te rzeczy do swoich potrzeb.
Natomiast myślę, że te cztery rady, szczerze mówiąc, kondensują w sobie wiele rad, które możesz znać z różnego rodzaju książek. I my to zrobiliśmy w kilkanaście minut. A często w tych książkach niestety jest to rozwleczone na kilkaset stron, więc może chociaż trochę czasu w ten sposób na takich lekturach oszczędzisz.
Na dziś to już wszystko.
Daj proszę znać w komentarzach na temat dwóch rzeczy.
Czy chciałbyś, chciałabyś więcej tego typu odcinków, które nieco odklejają się od czysto merytorycznych aspektów i bardziej wchodzą w kwestie zarządcze, być może takie organizacyjne? Plus, jeżeli masz jakieś własne rady czy systemy produktywności, które Tobie się sprawdzają, od narzędzi po właśnie takie nawyki, to podziel się. Im ich więcej, tym większa szansa, że ktoś, kto będzie to czytał, a tego odcinka słuchał, znajdzie coś, co jemu pomoże działać lepiej i zwiększyć swoją efektywność. A przecież po to te wszystkie treści tworzę, żeby właśnie taką platformę do takich rzeczy dać.
Dziękuję Ci za uwagę. Do usłyszenia w przyszłym tygodniu i cześć.
