Jak pisać mejle? Jak się da najprościej!

mail icon

Pamiętam, że na początku swojej zawodowej drogi poświęcałem bardzo dużo czasu, by starannie zredagować mejla do swoich przyszłych/nowych współpracowników czy kontrahentów. Jakie było moje zdziwienie, kiedy w odpowiedzi dostawałem mniej lub bardziej agramatyczny zlepek słów bez polskich znaków i bez śladu przecinka.

Początkowo odbierałem to jako wyraz lekceważenia. Jak to, to ja poświęcam swój czas i starannie dobieram słowa, żeby ktoś wysyłał mi tak niedbałą wiadomość? Co za buractwo! Dopiero z perspektywy czasu zrozumiałem, że nie ma to nic wspólnego ze znieważaniem odbiorcy. Dziś sam się uśmiecham, kiedy ktoś pyta mnie o suchy styl moich mejli.

Mój drogi, jeżeli nie piszesz właśnie do żony, matki, przyszłego pracodawcy – możesz sobie darować ozdobniki. Mejl musi być konkretny a nie ładny. Coś, co wydaje się oschłe, idealnie spełnia swoją rolę – przekazuje maksimum informacji przy pomocy minimum treści oraz, co najważniejsze, zajmując jak najmniej czasu.

O czas tu się przede wszystkim rozchodzi. Jeżeli masz go na wielokrotne sprawdzanie i redagowanie błahej wiadomości, to gratuluję i zazdroszczę. Postaw się jednak w sytuacji osoby, która zera obok napisu „Odebrane” nie widziała tak dawno, że przestała wierzyć w jego istnienie.

Nikt nie lubi waty słownej, zwłaszcza gdy Twoja wiadomość walczy o uwagę z pięćdziesięcioma innymi rzeczami do zrobienia. Pisz krótko, rzeczowo i konkretnie. Na popisywanie się elokwencją znajdź miejsce gdzie indziej. Umiejętność efektywnego wyrażenia myśli w jak najmniejszej liczbie znaków to też sztuka.

Kiedy do mnie piszesz, zakładam, że chodzi o jedną dwóch rzeczy (upraszczając): co mogę zrobić dla Ciebie albo co Ty możesz zrobić dla mnie. Pisz swojego mejla tak, jak gdybyś bez zbędnych wstępów odpowiadał na jedno z tych pytań.

Jeśli sprawa, którą do mnie masz jest bardziej skomplikowana, to prawdopodobnie mejlowo i tak się nie dogadamy. Lepiej poprosić o telefon lub od razu o spotkanie. Uwierz, że będzie prościej.

Tyle rad ode mnie. Jakie są Twoje przemyślenia w tym temacie?

Do przeczytania,

Artur Jabłoński

szablon podpisu