Jak pracować zdalnie? Zarządzanie zdalną firmą i nie tylko

Coraz więcej firm przechodzi częściowo lub całościowo na pracę zdalną. Wiąże się to jednak z wieloma wyzwaniami – to zupełnie inny sposób działania czy zarządzania niż przy pracy w biurze. Postanowiłem więc podzielić się swoimi doświadczeniami w tym zakresie. 

Moja agencja – digitalk – to od samego początku działalności organizacja pracująca wyłącznie zdalnie.

Zazwyczaj, gdy o tym mówię padają komentarze, że zapewne chodzi o koszty. Cóż, optymalizacja finansowa to niewątpliwa zaleta, ale nie to było powodem przejścia na taki model.

Powodem był styl mojej pracy. Często prowadzę szkolenia, biorę udział w konferencjach, jeżdżę na spotkania z klientami i nie tylko. Po co więc biuro, w którym mnie nie będzie? Po co zostawiać pracowników samym sobie?

Drugim powodem był dostęp do talentów. Nie chciałem, by fakt, że mieszkam w konkretnym mieście ograniczał mi możliwość zrekrutowania kogoś z innego. Przecież chcę pracować z najlepszymi, dlaczego miejsce zamieszkania ma mi stać na przeszkodzie?

I tak powstał digitalk, agencja całkowicie zdalna i działająca w tym modelu od 3 lat.

Postanowiłem podzielić się doświadczeniami moimi i zespołu na temat tego, jak pracuje się zdalnie.

Nie będą to jednak typowe rady o tym, jak zorganizować sobie miejsce pracy. Jest już dość artykułów o tym, że trzeba ścielić łóżko, ubrać się i wyczyścić biurko.

To tak na marginesie nieprawda. Mnie zdarza się calle z zespołem prowadzić w szlafroku, a na przykład Michał z zespołu bardzo długo pracował przy… toaletce żony (wybacz Michał, musiałem się tym ekstrawaganckim faktem podzielić!).

Ten tekst będzie więc zbiorem moich przemyśleń i doświadczeń. Mam nadzieję, że będą dla Ciebie przydatne. 

 

Praca zdalna czy home office to nie praca o dowolnych godzinach

Gdy rekrutuję, najczęstszym pytaniem jest pytanie o godziny pracy. „Czy mogę pracować o dowolnej porze?”.

Cóż… nie. 

Pracujemy w godzinach, w których pracują nasi klienci. Muszą przecież móc się z nami skontaktować. Jesteśmy firmą usługową, nie możemy więc inaczej. Gdybyśmy pracowali po prostu nad swoim produktem, zapewne byłoby inaczej. Natomiast jesteśmy zależni od komunikacji z innymi, z osobami z zewnątrz.

Nie zmienia to faktu, że możliwe są przesunięcia. Ktoś zaczyna o 7, ktoś zaczyna o 9 – i analogicznie kończy o odpowiedniej godzinie. Grunt, żeby mieć kilkugodzinne okno w ciągu dnia, podczas którego ktoś może się z Tobą skontaktować i przegadać bieżące tematy.

Co wiąże się z kolejnym punktem

 

Praca zdalna a komunikacja asynchroniczna

Główną zaletą pracy zdalnej jest możliwość skupienia. Nikt Cię nie rozprasza, bo nikt nie gada biurko obok czy nie zaskakuje Cię nagle refleksjami o wczorajszym dniu, gdy próbujesz dokończyć ważny raport.

Cóż… czyżby?

Praca zdalna czy home office wymaga odpowiednich narzędzi (o czym za chwil parę). To jednak sprawia, że jest co najmniej kilka metod, by zakłócić Ci spokój.

Mejl, telefon, Slack, Asana, dowolne inne powiadomienie. W tym te z mediów społecznościowych, jeżeli sam nad nimi nie zapanujesz.

Rozwiązanie? Wdrożenie godzin, podczas których nie jesteś dostępny.

Podam to na swoim przykładzie.

Mój dzień pracy zazwyczaj zaczyna się koło 7-8. Dzień zaczynam od kilku prostych zadań, na rozruch.

Jednocześnie wchodzę wówczas na Slacka, który jest naszym głównym komunikatorem.

Witam się z zespołem (codziennie piszemy sobie z rana przywitanie, to taki nasz mały rytuał), przeglądam kanały, szukam rzeczy wymagających mojej natychmiastowej interwencji.

Tak mija mi pierwsza godzina, czasem dwie. Potem zamykam mejla, zamykam Slacka i skupiam się na kilku najważniejszych zadaniach na dany dzień. Generalnie jestem nieosiągalny. Na wszelkie wiadomości odpowiadam dopiero, gdy przebrnę co najmniej przez dwa kluczowe zadania.

Dlatego też na przykład na mejle odpowiadam falami, w półgodzinnych blokach, kilka razy w ciągu dnia. 

Innym rozwiązaniem, które praktykuje Mateusz to mocne zarządzanie własnym czasem za pomocą kalendarza. Podziwiam go za to, jak bardzo jest zorganizowany.

Umieszcza w nim nie tylko spotkania (których ma wiele, oczywiście wszystkie online), ale również czas na kluczowe zadania.

Zintegrowany Slack z Google Calendar sprawia, że widzimy, jaki jest jego obecny status. Przeważnie to „in a meeting”. Wtedy wiemy, żeby mu nie przeszkadzać. Przynajmniej nie powinniśmy, ale bywa różnie ;)

 

Home office a mierzenie czasu pracy

Kolejne pytanie, które słyszę bardzo często. „Jak sprawdzasz czy Twoi ludzie faktycznie pracują?”.

Prawdziwa odpowiedź brzmi: nie robię tego.

Skoro kogoś zatrudniam, to mu ufam. Ufam, że jest odpowiedzialny i obowiązkowy. Zazwyczaj jest tak, że zaufanie trzeba zdobyć. U mnie jest ono wysokie w momencie wejścia – możesz je co najwyżej stracić.

Zauważyłem, że to właśnie potrzeba kontroli powstrzymuje wiele firm przed pracą zdalną. Bo przecież jak nie będę ich doglądał, to będą cały dzień oglądać memy!

Zdradzę Ci sekret: i tak to robią. 

Widziałem w swoim życiu wiele narzędzi wdrażanych przez korporacje, które miały powstrzymać pracowników przed odwiedzaniem konkretnych stron, itd. I drugie tyle pomysłów, jak to obejść.

Poza tym hej, są zadania do zrobienia. Wykonałeś? To elegancko. O nic więcej nie proszę.

To oczywiście nie oznacza, że nie monitorujemy czasu pracy. Oczywiście, że to robimy. Korzystamy do tego z narzędzia Clockify.

Służy to jednak czemuś innemu. Sprawdzamy w ten sposób, ile godzin pochłaniają poszczególne projekty czy zadania. Ja i osoby zarządzające możemy wówczas reagować – sprawdzać, co się przeciąga i dlaczego. 

 

Komunikacja z zespołem przy pracy zdalnej

Głównym wyzwaniem przy pracy zdalnej jest komunikacja wewnątrz zespołu. 

Rzeczy, które w biurze dzieją się naturalnie – zagadasz do kogoś, bo spotkaliście się przy robieniu kawy – w firmie pracującej zdalnie czy przy home office wymagają już niemalże procedury.

Komunikacja projektowa to jedno. Do tego dochodzi drugi, równie ważny, jeśli nie ważniejszy aspekt: zwykła, ludzka potrzeba pogadania ze sobą. Na to również trzeba znaleźć pomysł.

U nas sprawa wygląda następująco.

Po pierwsze, codzienny poranny call. Równo o 9 zespół zbiera się, by porozmawiać, nad czym dziś pracujemy. Prowadzą go dwie fantastyczne Team Leaderki – Agnieszka i Maja, które na co dzień kierują swoimi kilkuosobowymi zespołami w firmie. 

Każdy dzieli się priorytetami i najważniejszymi zadaniami. To pomaga zorganizować sobie pracę, od razu też powstają pomysły na ewentualne dalsze spotkania grup roboczych. Jest to też okazja, żeby się zobaczyć i pogadać.

Jak długi jest taki call? Około pół godziny, jeśli wszystko idzie sprawnie. 

Bardzo ważne jest, żeby podczas tych spotkań mieć włączoną kamerkę. Dzięki temu ludzie zobaczą Twoje emocje. Sam głos nie wystarczy. Nie jesteś didżejem radiowym. 

Pracujemy na narzędziach Google, więc do spotkań tego typu – tak wewnętrznych, jak i z klientami – używamy Google Meet. Gorąco polecam.

Oprócz czysto roboczych wideokonferencji utrzymujemy również inną tradycję.

Czego najbardziej brakuje w pracy zdalnej? Pogaduszek z kolegami z pracy. 

Dlatego powstał specjalny kanał na naszym firmowym Slacku, tzw. „Open space„. Jest tam link do wideorozmowy.

Jeżeli pracujesz nad czymś niewymagającym skupienia i chcesz pogadać, dołączasz do konwersacji. Zazwyczaj jest tam kilka osób, które są w podobnej sytuacji i również poklikają, rozmawiając przy tym. 

Zdarza nam się również działać w ten sposób po pracy. Miałem już okazję wspólnie komentować i oglądać mecz, jak również grać Diablo na „Open space” :)

 

E-mail zabija

Oddziel komunikację wewnętrzną od tej ze światem zewnętrznym, w tym z klientami. Jako że e-mail dominuje, wprowadź zasadę analogiczną do naszej – no internal e-mail policy.

To oznacza, że nie wymieniamy się mejlami w sprawach firmowych czy dotyczących poszczególnych projektów. Wszystko odbywa się w dedykowanych do tego programach – Slacku, Asanie, firmowych dokumentach. 

A skoro przy narzędziach jesteśmy…

 

Narzędzia do pracy zdalnej i komunikacji w zdalnej firmie

Staramy się minimalizować liczbę narzędzi do pracy. Im więcej narzędzi, tym bardziej się człowiek gubi. 

De facto na co dzień towarzyszy nam:

  • Google Suite – tu trzymamy pocztę, dokumenty, pliki (Drive), jak również organizujemy wideokonferencje (Google Meet). Nie wyobrażam sobie przesyłania sobie i odsyłania nowych wersji tego samego dokumentu, więc oczywiście wszystko trzymamy w chmurze. 
  • Asana – próba zapanowania nad chaosem. Czego nie ma w Asanie – nie istnieje. Tutaj zbieramy wszystkie projekty, informacje o postępach, przepinamy sobie nawzajem zadania, pilnujemy progresu.
  • Slack – służy do codziennej i bieżącej komunikacji. Pełni mocniej funkcję wspólnej przestrzeni do pogadania niż do zarządzania, aczkolwiek przydaje się jako platforma do szybkich pytań, ogłoszeń czy odstresowania się. 
  • Clockify – wspomniane wyżej monitorowanie czasu spędzanego nad projektami, a co za tym idzie, wyliczanie ich rentowności i poziomu skomplikowania.
  • Harmonogramy projektów – osobny rodzaj dokumentu, o którym niżej.

 

Harmonogramy pracy

Narzędzia takie jak Asana mają jedną wadę – ciężko w nich śledzić progres poszczególnych projektów w ujęciu całościowym. Jasne, są wykresy Ganta, ale ciężko przegląda się wszystkie projekty jednocześnie.

Dlatego w digitalk funkcjonuje osobna excelowska tabelka (Google Sheet), która jest harmonogramem projektu. Harmonogramem, do którego wgląd ma opiekun projektu, jak i klient.

W tym pliku znajdują się kluczowe zadania oraz daty w projekcie (kamienie milowe, ważne zmiany).

Na podstawie harmonogramów dokonujemy przeglądów tygodnia, by nie stracić z oczu perspektywy dłuższej niż codzienna dłubanina.

O co bardzo łatwo, gdy człowiek spędza dzień gapiąc się na listę „to do” na dziś.

 

Narzędzia narzędziami, ale kultura pracy jest najważniejsza

Najlepsze narzędzia nie pomogą, jeżeli nie wypracujesz spójnych zasad korzystania z nich, które zespół będzie respektował.

U nas jest kilka takich komunikacyjnych wskazówek:

  • nie używaj @channel na Slacku za często – by nie odrywać innych do pracy
  • Jeżeli rzecz, którą opisujesz, rozpisałeś już na 5 linijek i dalej się nie kończy – po prostu zadzwoń do osoby, do której piszesz.
  • doprecyzowujesz zadanie? Zapytaj o nie publicznie na kanale, nie prywatnie – tym sposobem inne osoby również są poinformowane, co się dzieje. Tyczy się to również decyzji od Team Leaderów.

Hierarchia ważności dokumentacji i narzędzi wygląda wówczas następująco:

  1. Harmonogram – jako wyznaczenie kierunku rozwoju projektu
  2. Asana – śledzenie postępów, informacje szczegółowe
  3. Slack -wymiana uwag, spostrzeżeń, szybkie update’y i drobne decyzje.

Pamiętaj też, by wykorzystać narzędzia do budowania kultury organizacyjnej w firmie. Wspominałem już np, że witamy się co rano, jeszcze przed wspólnym callem. Na naszym firmowym Slacku jest kilka kanałów, które mają tego typu role, np.

#do_poczytania – tu dzielimy się ciekawymi artykułami, plikami, newsami branżowymi

#kudos – gdzie dzielimy się swoimi sukcesami (np. wynikami kampanii) albo – częściej – chwalimy innych członków zespołu za pomoc przy czymś. To naprawdę miłe, polecam! 

Jest również kanał dedykowany memom, ale on, mam nadzieję, nigdy nie ujrzy światła dziennego…

 

I to tyle ode mnie! Mam nadzieję, że ten zbiór przemyśleń i wskazówek na temat pracy zdalnej będzie dla Ciebie przydatny. Daj znać w komentarzu, jak Ty pracujesz, jeżeli praktykujesz ten model lub co Cię przed nim powstrzymuje.

Życzę Ci wszystkiego dobrego i – w obecnej sytuacji – dużo zdrowia. 

Do przeczytania,

Artur Jabłoński