Jak prowadzić spotkania z zespołem

Jak lepiej prowadzić spotkania z zespołem? Jak je rozpoczynać i kończyć? Co zrobić, aby ustalenia ze spotkania nie umykały uczestnikom? Możesz przeczytać o tym w poniższym artykule. Dowiedz się, jakie praktyki wdrożyliśmy w digitalk i sprawdź, które z nich możesz przenieść do swojego biznesu. Bez względu na to czy działasz online, czy stacjonarnie.

Widziałem kiedyś mema. Znajdująca się na nim postać miała fantastyczny krawat, na którym widniał napis: 

“Przetrwałem kolejne spotkanie, które powinno być mailem”. 

Pewnie w tej chwili lekko się uśmiechasz. Prawdopodobnie w swoim zawodowym życiu nie raz i nie dwa, brałeś bądź brałaś udział w spotkaniu, które dałoby się zastąpić mailem.

Na stanowiskach managerskich spotykamy się z zespołem czy z klientami. Na stanowiskach specjalistycznych również nie da się tego uniknąć, jeżeli chcemy być blisko klienta, rozumieć jego problemy, potrzeby czy wyzwania, które przed nim stoją.

Wcześniej (w innym odcinku podcastu) zajmowaliśmy się poprawą komunikacji za pośrednictwem pracy asynchronicznej, dzięki której zadania mają zastąpić przynajmniej część spotkania.

Wspomniany materiał spotkał się z pozytywną reakcją. W ramach kontynuacji postanowiłem więc podzielić się doświadczeniami moich i zespołu digitalk, które przyczyniają się do tego, żeby wszystkie spotkania z zespołem były odrobinę przyjemniejsze. I zdecydowanie bardziej merytoryczne.

Higiena spotkania z zespołem

Digitalk pracuje całkowicie zdanie. Od zawsze byliśmy firmą zdalną i już przeszło cztery lata nadal nią jesteśmy, i zamierzamy nią być. Dlatego, nie byłbym sobą, gdybym nie rozpoczął od dwóch elementów związanych z higieną spotkań online. Myślę, że nasze pomysły ułatwią Ci nieco codzienne zarządzanie Twoim czasem i kalendarzem.

Planuj krótszy czas spotkań

Pierwsza bardzo prosta rada: planuj swoje spotkania na krótszy czas, niż wydaje Ci się, że powinny trwać.

Przyjęło się, że spotkania z zespołem są planowane albo na pół godziny, albo na godzinę. Najczęściej, nawet sprawy, których omówienie zajmuje pół godziny, na wszelki wypadek blokujesz w kalendarzu godzinę. Bo mogą pojawić się jeszcze inne wątki, które wymagają omówienia.

W biurze może to jeszcze nie być jakimś olbrzymim problemem, bo przeważnie mamy chwilę dla siebie przenosząc się, chociażby, ze spotkania na spotkanie Przy pracy zdalnej może to być jednak naprawdę wyczerpujące. 

Sam mam takie poniedziałki i częściowo wtorki. Siadam do komputera mniej więcej w okolicach godziny ósmej rano i biorąc pod uwagę jeszcze inne poboczne projekty, w które jestem zaangażowany, odchodzę w okolicach siódmej wieczorem.

Większość takiego dnia wypełniają mi spotkania jedno za drugim. Żeby mieć przynajmniej chwilę dla siebie, chociażby na jakieś podstawowe czynności fizjologiczne czy cokolwiek innego, nauczyłem się, że spotkania należy planować inaczej. 

Sugeruję Ci więc, żeby spotkania półgodzinne planować docelowo na dwadzieścia pięć minut, a spotkania godzinne na pięćdziesiąt minut. Da Ci to między nimi chwilę dla siebie. Możesz ją wykorzystać, jak chcesz, na przykład na:

• ćwiczenia, 
• rozciąganie, 
• krótki spacer, 
• oderwanie wzroku od komputera, 
• cokolwiek innego. 

Jednocześnie, Twój rozmówca czy rozmówczyni będzie wiedział, że macie mniej czasu, więc trzeba się pospieszyć. Kto wie? Może kiedyś uda Ci się nawet zejść ze spotkaniami do dwudziestu minut? Tego Ci życzę. Przeważnie jest tak, że zadanie zajmie tyle czasu, ile jest na nie przeznaczone. Spróbujmy, więc to zhakować, przeznaczając na nie po prostu mniej czasu.

Link do spotkania z zespołem wyślij z wyprzedzeniem

Druga bardzo ważna sprawa związana z higieną spotkań online, to wysłanie z odpowiednim wyprzedzeniem linka do spotkania. Tak, żeby później nie dostawać kilku czy kilkunastu komunikatów od wszystkich, którzy mają być obecni na spotkaniu, z pytaniem: 

“Gdzie jest link?”. 

I to jeszcze w różnych interwałach, bo ktoś zapyta o to rano, a ktoś inny przed samym spotkaniem. 

Da się to załatwić niemalże automatycznie. W kalendarzu Google, kiedy tworzy się spotkanie, to link do Google Meet generuje się sam.

Aczkolwiek, muszę się od razu uderzyć w pierś, bo nie zawsze to działa. Spotkania z zespołem, które sam organizuję, nigdy nie mają linka.

Wynika to z faktu, że korzystam z kalendarza w aplikacji Spark. I z nieznanych mi przyczyn przy tworzeniu spotkania link do Google Meet nie generuje się. 

Pewnie mógłbym znaleźć sposób na zaradzenie tej sytuacji, ale że jest to już wewnętrzny firmowy dowcip, to tego nie robię. Wszyscy się już przyzwyczaili, że Artura należy spytać o link.

Ale tak na poważnie, w przypadku kluczowych spotkań, takie linki są w wiadomościach. 

I tutaj moja porada dla Ciebie. Metoda, z której korzystamy również jako zespół, to to, że do regularnych spotkań korzystamy ciągle z jednego, tego samego linka.

Uczestnik spotkania przypina go sobie w kilku kanałach komunikacji. Tak, żeby zależnie od tego, w jaki sposób jest mu wygodniej, był w stanie dotrzeć do linka. 

U nas taki link podpięty jest w kalendarzu, jako link do stałego cyklicznego spotkania, ale też na przykład na Slacku.

I Ty również możesz go tam podpiąć.

Jeżeli kanał dotyczy spotkań cyklicznych czy na przykład konkretnego zespołu projektowego, taki link podpinamy w opisie danego kanału na Slacku. 

Linki przypinamy sobie również w kanałach 1 na 1. Jest na Slacku taka opcja: “Przypięcie konkretnego fragmentu konwersacji” – wystarczy, więc raz opublikować jakiegoś linka i można tę wiadomość przypiąć.

Jeżeli wiem, że potrzebuję szybko dostać się do linka do spotkania z Agatą, Mają, Michałem czy Ewą i nie chce mi się przebijać przez swój kalendarz, to po prostu wchodzę do konwersacji 1 na 1. I tam od razu ten link znajduję.

Ostatnio wchodzę nawet na wyższy poziom, jeżeli chodzi o zarządzanie tego rodzaju dokumentami czy własnymi kluczowymi linkami. 

Rzeczą, którą Ci absolutnie polecam, jest przygotowanie sobie folderu w ramach zakładek w przeglądarce. 

Stworzyłem sobie grupę zakładek digitalk i w ramach niej, poza jakimiś kluczowymi dokumentami w firmie, mam zakładkę “Spotkania”. I tam bardzo szybko również z rozwijanego menu mogę sobie znaleźć właściwy link. Jest to kilka sposobów na to samo, ale być może dzięki temu znajdziesz taki, który będzie dla Ciebie najwygodniejszy.

W jaki sposób prowadzić efektywne spotkania z zespołem?

Ustal uczestników spotkania

Przechodząc bezpośrednio do tego, w jaki sposób prowadzić spotkania z zespołem, aby były bardziej efektywne, zacznijmy od rady, która pojawia się najczęściej w każdym poradniku na ten temat.

Mimo że jest prosta, to wcale nie jest łatwa. Tym bardziej warto o niej mówić często. 

Ta rada to: ustal, kto naprawdę musi być na spotkaniu. 

Wiemy, jak jest. Im większa liczba uczestników spotkania, tym trudniej jest cokolwiek uzgodnić, ustalić, dojść do konsensusu. Tym trudniej chociażby wysłuchać głosu wszystkich osób.

A jakoś jest tak, że na początku spotkania zespołów projektowych zaczynają się od kilku osób, powiedzmy 3 czy 4. Po czym zaczynamy się zastanawiać, czy nie przydałoby się jeszcze, żeby na tym spotkaniu była ta, ta i ta osoba. Nagle robi nam się spotkanie ośmio-, dziesięcioosobowe. 

Bywają oczywiście tematy, które są tak rozległe, że dotykają każdej osoby z danej grupy, bo reprezentuje ona jakiś dział czy projekty, które korzystają z tych samych zasobów. Czasami nie da się tego obejść.

Ale warto się zastanowić, czy tak faktycznie jest. Czy nie robimy tego raczej z przyzwyczajenia albo braku namysłu nad tym, że należałoby coś zmienić. 

My sami jako digitalk popełnialiśmy ten błąd. 

W jednym z materiałów dotyczących organizacji w naszej agencji przedstawiłem Wam grupę projektową (tak to nazwijmy) – zespół, z którym pracuję najbliżej, jest nim tak zwany gabinet cieni. Na początku w jego skład wchodziły osoby zarządzające zespołem. 

Jednak z czasem zaczęli się tam pojawiać pracownicy, zwierzchnicy najważniejszych działów marketingu, sprzedaży i tak dalej.

W miarę jak zespół się rozrastał, to osób w poszczególnych komórkach było coraz więcej. I stało się nawet trochę zwyczajem, że po jakimś czasie im bardziej każda z nich była zaangażowana w projekty wewnętrzne w firmie, tym mocniej zaczynała pracować także z gabinetem cieni. Aż w końcu stawała się członkiem takiego gabinetu, jak sobie to nazywamy. 

I tak obudziliśmy się na spotkaniu, które właśnie miało 8-10 osób.

Kosztowało to wówczas krocie, bo przeliczmy sobie wtedy roboczogodzinę każdej z tych osób. Jej koszt razy nie 4, a na przykład 10, a coraz trudniej było cokolwiek ustalić.

I wreszcie, po czasie stwierdziliśmy, że to jest bez sensu, to spotkanie trzeba odchudzić. 

Co zrobiliśmy?

Zamieniliśmy jeden duży cotygodniowy call na codzienne króciutkie, piętnastominutowe statusy.

A po drugie, stwierdziliśmy, że wystarczy po jednej osobie z każdego kluczowego działu.

W tej chwili jeszcze to w ten sposób nie funkcjonuje, ale już po nowym roku mamy taki plan, żeby do tego się ograniczyć. A to wiąże się z kolejnym wątkiem.

Określ jaki rodzaj spotkania organizujesz

Określ dokładnie, jakiego rodzaju spotkania z zespołem organizujesz. Nie próbuj łączyć kilku rodzajów spotkań w jedno.

To jest też powód, dla którego mówię dzisiaj o naszym gabinecie cieni i o tym, że zastąpiliśmy je takimi codziennymi statusami, które nazywamy sobie na własny użytek “daily”. 

Zazwyczaj bowiem było tak, że mniej więcej jedną trzecią, a nawet połowę tego cotygodniowego spotkania tak zwanego gabinetu, poświęcaliśmy na update’owanie się, statusy poszczególnych kluczowych projektów wewnętrznych w firmie, bądź jakiś inny, którym należało się w danym tygodniu zająć. 

Jednocześnie zaś, na każdym takim spotkaniu, w teorii, chcieliśmy popchnąć firmę do przodu. Debatując nad jakąś kluczową z punktu widzenia rozwoju kwestią, na którą albo nie starczyło już siły, albo czasu, kiedy statusów było dużo, albo to odpowiedniego mindsetu.

Bo, jeżeli spędziłeś ostatnie dwadzieścia minut w trybie sprawozdawczym, nastawiając się raczej na ewentualne drobne komentarze, po czym ktoś nagle prosi Cię, żebyś już w tym momencie przestawił się na myślenie o danym problemie. 

Nie było to łatwe. 

Dlatego zmieniliśmy to. I stąd codzienne króciutkie „statusowe” spotkania z zespołem, na których czasem omawiamy jakieś problemy. Ale takie, które da się rozstrzygnąć, nazwijmy to na tej samej planszy.

A kiedy potrzebujemy omówić jakiś większy problem, poświęcić na niego więcej czasu, to organizujemy spotkanie problemowe. Już w gronie, które jest bezpośrednio zaangażowane w rozwiązanie tego problemu, bądź w jakiś sposób musi się również na ten temat wypowiedzieć.

Utwórz agendę spotkania

To wszystko prowadzi nas do kolejnego wątku, a mianowicie: agendy spotkania. Ostatnimi czasy jestem coraz bardziej wymagający, jeżeli chodzi o pojawianie się na jakichkolwiek spotkaniach. I zawsze, absolutnie zawsze przed spotkaniem chcę poznać jego agendę.

Bo jeżeli spotkanie nie ma agendy, to o czym ono tak naprawdę będzie? 

Omówię, w jaki sposób my zarządzamy czymś takim – agendą spotkań – na podstawie tych naszych spotkań cyklicznych albo wręcz spotkań codziennych. 

Mamy to zorganizowane w ten sposób, że powstał osobny projekt w Asanie. Do tego ja mam swój własny projekt zarządczy, w którym zbieram sobie subtaski z tamtych projektów. Czyli są one jednocześnie podpięte pod kilka projektów. 

I w tych taskach mamy podzielone spotkania na dwa rodzaje:

• spotkania 1 na 1, 
• spotkania zespołowe. 

Do poszczególnych tasków każdy ma dostęp. Mamy więc task w Asanie na spotkanie na przykład Sales & Marketing albo sam dział Sales czy sam Marketing, albo osobny task na spotkanie na 1 na 1, dajmy na to ja i Chief Operating Officer u nas, czyli Agata Banaszkiewicz. 

W każdym z takich tasków mamy subtaski na poszczególne miesiące.

To jest przydatne z tego tytułu, że, jak szybko zauważysz, prowadząc tego typu statusy i informacje, tych subtasków bardzo szybko przybywa.

Nie chciałbyś więc przewijać kilku ekranów poszczególnych dni dla każdy task. 

Mamy, więc na przykład subtask: październik. I dopiero tam w subtasku do subtaska (niestety jest to trochę incepcja), znajdują się pojedyncze taski dla konkretnych dni. Albo dla konkretnych dat spotkań, jeżeli mówimy o spotkaniach problemowych. 

I właśnie do takiego zadania wszystkie osoby, które będą brały udział w danym spotkaniu, albo mają jakiś problem, którzy chcą zaraportować albo o nim mówić, wrzucają punkty na agendę. 

Kiedy zaś zakończymy takie spotkanie, jeżeli pewne rzeczy wymagają dodatkowych komentarzy, to albo zostawiamy komentarze do poszczególnych punktów agendy, albo komentujemy cały task z jakimś dłuższym podsumowaniem. 

Dzięki temu jestem w stanie prześledzić historię praktycznie każdego pojedynczego spotkania, które prowadziliśmy w firmie. I mogę szybko sprawdzić, co właściwe zostało ustalone i kiedy. 

Ponieważ prawdopodobnie, jeżeli pracujesz na systemach zarządzania projektami online, takich jak na przykład Asana, i bierzesz jednocześnie udział w wielu projektach, to bardzo często łapiesz się na tym, że mimo całego skomplikowania Asany, bez odpowiedniej konfiguracji ciężko jest śledzić progres w czasie, czyli tak naprawdę sprawdzać, kiedy coś się zaczęło, z jakich elementów się to składało.

A takie wracanie do punktów poszczególnych agend, gdzie będziesz mieć podsumowanie – co i kiedy zostało ustalone – na pewno Ci w tym pomoże.

Zapoznaj się z materiałami na spotkanie

Nieprzypadkowo  na tym etapie opowiedziałem o agendzie i tego typu strukturze tasków w obrębie Asany. Kolejnym punktem, jak i dobrą praktyką w kontekście spotkań jest upewnienie się, czy są jakieś materiały, linki czy inne rzeczy, z którymi należałoby się przed spotkaniem zapoznać. 

Wówczas bowiem taki task agendy konkretnego spotkania jest idealnym miejscem, żeby się czymś takim podzielić. I warto pilnować oraz wymagać, żeby osoby, które mają się na danym spotkaniu pojawić z danymi rzeczami się zapoznały. 

Inną praktyką, z którą się spotkałem, ale nie miałem jej okazji jeszcze przetestować (chociaż bardzo mnie kusi), to metoda, którą wyczytałem w książce: “Working backwards”.

Mowa w niej o Amazonie, gdzie pracownicy organizujący spotkania, przygotowują nie tyle prezentację, ile dwu-, trzystronicowy dokument w Wordzie, w którym opisują problem, z którym się mierzą.

A samo spotkanie zaczyna się od tego, że wszyscy w skupieniu i ciszy czytają sobie takie podsumowania. 

Z mojej perspektywy brzmi to fantastycznie. Bo wiem, że częstokroć największym problemem stojącym na drodze, żeby przeprowadzić udane spotkanie, jest to, że ktoś nie zdążył zapoznać się z dokumentami. 

Jeżeli zaś będziemy wiedzieli na przykład, że pierwsze dziesięć minut z pięćdziesięciominutowego spotkania poświęcamy na zapoznanie się albo odświeżenie sobie kluczowego dokumentu, wokół którego spotkanie jest zbudowane, to myślę, że ułatwi to efektywniejsze spotkania. I sam nie mogę się doczekać aż w końcu sam tę technikę również przetestuję.

Kończ spotkania umiejętnie: parafrazuj, wyznacz ownera zadania, zadbaj o przepływ informacji i notatki

Kolejnym elementem jest umiejętne kończenie spotkań.

Biorąc pod uwagę, że na pewno podczas takiego spotkania ustalisz ze swoim zespołem projektowym najważniejsze zadania, to czas po pierwsze – upewnić się, że wszyscy dobrze wszystko zrozumieli, a po drugie, upewnić się, że wiedzą, co i na kiedy muszą zrobić. 

I tu pojawia się chyba jedno z ulubionych narzędzi każdego zarządzającego, czyli parafraza.

Prośba o porozmawianie z kimś, żeby własnymi słowami powiedział, co tak naprawdę ma do zrobienia, żeby się upewnić, że jesteśmy na tej samej stronie. 

I wiem, że to bardzo często brzmi sztucznie.

Moi współpracownicy, kiedy widzą, bo to się da łatwo zauważyć, że proszę ich o parafrazę i to jest taka konwencja rozmowy, też lekko uśmiechają się pod nosem, po czym okazuje się, że właśnie parafrazujemy wzajemnie, co autor miał na myśli, i dzięki temu znajdujemy jakieś luki albo rzeczy, które wymagają uzupełnienia typu: 

“Nie, nie, nie, nie. Słuchaj, nie chodziło mi o to w ten sposób. Chodziło mi to, w ten sposób”. 

Na marginesie, w kontekście efektywnych rozmów, polecam Ci książkę “Crucial converstaions”.

Daj znać, jeżeli uważasz, że warto byłoby, żebym przygotował materiały o książkach, które polecam. Czytam ich prawie sto rocznie i są to głównie biznesowe pozycje. 

Wracając do głównego wątku, parafraza jest tą jedną z rzeczy, które możesz wykorzystać.

Drugą najważniejszą jest to, żeby ustalić i poprosić ludzi o zobowiązanie się, kto po pierwsze – będzie ownerem danego zadania. 

Czyli, nawet jeżeli jest kilka osób zaangażowanych jego wykonanie, to musi być ta jedna osoba, która będzie Twoim “go-to guy’em” i to do niej udasz się, żeby zapytać o postępy.

Albo to ona będzie Ci te postępy raportować, zbierać informacje, będzie właścicielem tego mini projektu czy mini zadania.

Ustalcie także od razu konkretny deadline. 

I jedną z moich ulubionych metod pracy na tego deadline’ach jest ustalenie terminu wdrożenia jakieś rzeczy, a następnie cofanie się. 

Przykład? Jeżeli chcemy daną rzecz wprowadzić za miesiąc, to tydzień przed końcem miesiąca, musimy ten projekt mieć na poziomie wykonania “X”. Albo musi być zrobiona rzecz “Y”, a jeszcze tydzień wcześniej musi być zrobione “Z” i tak dalej.

Co z góry tworzy taki wstępny harmonogram pracy nad realizacją danego zadania. 

A ostatnim pytaniem, które lubię zadawać na tego typu spotkaniach i myślę, że warto sobie ten nawyk wyrobić, jest pytanie: kto musi wiedzieć o tym, co ustaliliśmy na tym spotkaniu? 

Kilka razy w naszej digitalkowej karierze znaleźliśmy się w sytuacji, kiedy niezależnie od siebie, poszczególne zespoły projektowe albo na przykład poszczególni managerowie zaczynali pracować nad jakimiś rozwiązaniami, które miały coś usprawnić w firmie albo poprawić jakąś inną rzecz.

I potem się okazało, że trzy zespoły robiły to jednocześnie, bo się ze sobą nie skomunikowały. Czyli brakowało tego typu informacji. 

Jeżeli więc ustalimy sobie jakieś zadania do wykonania, a standardową praktyką będzie to, żeby dowiedzieć się, kto ma zostać o tym poinformowany, no i sprawić, czy dostał informację, to takich problemów unikniemy. Albo wykryjemy tak szybko, jak tylko zdążą wyniknąć, co wiąże się z ostatnim punktem.

Kto zrobi notatki? 

Na każdym spotkaniu musi być ktoś, kto zostanie skrybą tego spotkania i na przykład we wspomnianych wcześniej taskach przygotuje podsumowania.

U nas bardzo często taką rolę pełni Kazia, bo Kazia jest mistrzynią Asany i zarządzania swoimi własnymi taskami.

I dzięki temu wiemy, że Kazia nam te wszystkie rzeczy wynotuje. A na przykład na innych spotkaniach zajmuje się tym nasza projekt managerka Aneta. 

Dzięki temu każdy z nas bardzo szybko może otrzymać podsumowanie takiego spotkania. Albo rozwiązuje się problem pytania, o którym było wcześniej, czyli kto ma o tym zostać poinformowany.

Dlatego, że ta osoba może bardzo szybko oznaczyć w Asanie, czy wysłać mailem (jeżeli taką macie praktykę w firmie) podsumowanie do wszystkich zainteresowanych. Czyli tych, którzy mają wiedzieć, co zostało ustalone i na kiedy te ustalenia zostaną wdrożone. 

Jeżeli spotkania, które organizujesz są cykliczne, to warto również pamiętać o follow-upie. 

Co to oznacza? 

Jeżeli przygotujesz na przykład strukturę swoich tasków w taki sposób, jak my ją przygotowujemy w digitalk i wiesz, że ustaliliście, że pierwszym etapem jest zrobienie rzeczy “X” do “Y”, to warto od razu stworzyć sobie na przykład już z góry task, dla tego dnia “Y”. I jako pierwszy punkt tego spotkania przygotować właśnie status danego zadania. 

Sam mam w ogóle taką praktykę, że przed każdym zadaniem, które wykonuję – np. “Wysłać ważnego maila do jakieś osoby” – to od razu po wykonaniu tego zadania tworzę sobie od razu kolejne zadanie: “Sprawdzić, czy mam od niej odpowiedź”.

I na przykład wklejam je sobie za dwa, trzy dni. Żeby wiedzieć, że gdyby ktoś zapomniał, to będę miał taką technikę follow-upowania i po prostu taki już mam nawyk. Może też sobie taki wyrobisz i będzie to dla Ciebie przydatne?

To już wszystkie metody i taktyki, które do tej pory wdrożyliśmy w digitalk, aby usprawnić zdalne spotkania z zespołem. Wybierz te, które mogą sprawdzić się w Twoim biznesie i zacznij z lekkością zarządzać projektami w Twojej firmie. 

Do przeczytania,

Artur Jabłoński