Ile razy byłeś świadkiem lub bohaterem sytuacji tego typu? Kogoś wywaliło ze spotkania online. Ktoś nie widzi ekranu. Ktoś nie uważa. Ktoś włączył drugą zakładkę i właśnie włączył się tam dźwięk z YouTube’a, bo okazało się, że chciał sobie to puścić w tle, ale nie wyciszył się zawczasu i wszyscy usłyszeli, że miał zamiar nie uważać?
Witamy w świecie spotkań prowadzonych zdalnie.
W artykule przeczytasz o:
Jak prowadzić efektywne spotkanie sprzedażowe zdalnie?
Każdy, kto prowadzi je dla swojego własnego zespołu, ten wie, że nie należy to do najłatwiejszych typów spotkań, mówiąc delikatnie. A co dopiero, jeżeli mają to być spotkania z Twoim potencjalnym klientem. Wtedy jest równie ciężko, jeżeli nie ciężej.
Dlatego dzisiaj na warsztat wziąłem ten temat. Jak prowadzić udane spotkania sprzedażowe zdalnie?
Zaczynajmy.
#1 Zadbaj o technikalia
Od razu przechodzimy do rzeczy i od razu zajmijmy się kwestią, która może się wydawać pierdołą, ale nieraz może Ci zepsuć spotkanie, jeżeli o nią nie zadbasz. I jest to znajomość, zrozumienie aplikacji, z której będziesz korzystać.
De facto, jeżeli chodzi o spotkania zdalne, są dwie potencjalne sytuacje.
Sytuacja numer jeden jest taka, że to Ty organizujesz spotkanie i organizujesz je w związku z tym na narzędziu, który doskonale znasz. My na przykład w firmie korzystamy z Google Meeta, więc nikt w firmie nie ma problemów z tym, żeby się zaadaptować do takiego narzędzia. I nie ma żadnych problemów, typu udostępnianie prezentacji, plików itd.
Natomiast może się okazać sytuacja, w której w wyniku tego, że ktoś ma jakieś tam wewnętrzne procedury, zostaniesz poproszony o to, żeby albo wziąć udział w spotkaniu na zewnętrznej aplikacji, której nie znasz, bo ktoś po prostu pierwszy to zorganizuje, albo z jakiegokolwiek innego powodu właśnie poproszony o to, żeby zdzwonić się w jakieś tam nowe dla Ciebie narzędzie.
Ba, może to być nawet narzędzie, które jest proste i rozpoznawalne, tak jak Microsoft Teams, ale pewne rzeczy mogą tam działać inaczej.
Co wówczas zrobić, żeby dobrze przygotować się do takiego spotkania i nie mieć problemów technicznych w trakcie?
Ściągnij sobie taką aplikację wcześniej, z wyprzedzeniem i upewnij się, że nie wymaga ona, uwaga, zainstalowania jakichś dodatkowych rozszerzeń czy innych aspektów w przeglądarce. Sam kiedyś miałem taką sytuację, w której właśnie normalnie pracując mniej więcej na Teamsie, Meetcie i nawet w dziesięciu innych rozwiązaniach, zostałem poproszony o jakieś nowe, wewnętrzne, korporacyjne, nieznane mi wówczas narzędzie. Nieważne które. Zdzwaniam się na calla, no i biorę się oczywiście za udostępnianie ekranu, bo miałem do zaprezentowania naszą ofertę.
Jakie było moje zdziwienie, gdy w tym momencie wywaliło mi informację, że ja się zdzwoniłem w przeglądarce, a tutaj, żeby pobrać ekran, to po pierwsze – muszę zdzwonić się z poziomu aplikacji, której nie mam i której ściągnięcie zajmie pewnie paręnaście minut, bo ma parę giga, dlaczego by nie, a po drugie – wymaga to jeszcze zainstalowania jakichś tam rozszerzeń, ponieważ aplikacja jest głównie windowsowa, a ja pracuję na Macu.
No i był problem.
Musiałem klienta przeprosić, jakoś szybko to zaadresować. Trzeba było znaleźć jakieś rozwiązanie pośrednie i nie wypadło to specjalnie profesjonalnie. Ta sytuacja nauczyła mnie, żeby właśnie dobrze się na takie spotkania w przyszłości przygotować – od tej wydawałoby się najbardziej pierdołowatej, a potem okazuje się, że naprawdę ważnej strony, jaką są właśnie zwykłe technikalia.
#2 Smalltalk z klientem
Spotkanie na żywo to jest pewien rytuał. Przyjeżdżasz do firmy. Wchodzisz. Witasz się z kimś na recepcji. Mówisz, do kogo przyszedłeś. Ktoś Cię prowadzi do sali. Proponują Ci kawę, herbatę.
Są takie podręczniki sprzedażowe, które mówią na przykład, że jak ktoś Cię pyta, o to, czy chcesz się czegoś napić, to zawsze powiedz, że chcesz, bo jak mówisz, że nie chcesz, to wychodzisz na osobę, która jest niepewna tego, że może czegoś chcieć. To tak na marginesie, bo takie bzdury w niektórych książkach dla sprzedawców też widziałem. Dziwna sprawa.
W każdym razie, wracając – jest trochę takiego skakania. Podłączasz sprzęt, ktoś przychodzi, wita. Zaraz wszyscy się zbiorą i to jest ten moment, w którym można chwilę porozmawiać o dzieciach, innych rzeczach. Człowiek się wymienia wizytówkami, jak kartami Pokemon czy jakimiś innymi kolekcjonerskimi.
A na zdalnym? No właśnie.
Przyjęło się mówić, że na spotkaniach zdalnych nie ma przestrzeni na smalltalk, bo ludzie biegają ze spotkania na spotkanie. Z mojej perspektywy – raz tak, raz nie. Zdania ekspertów są podzielone.
Możemy starać się wytworzyć w pewien sposób przestrzeń na taki smalltalk albo zadbać o to, żeby ona się pojawiła.
Jak to zrobić? De facto są dwie sytuacje.
Pierwsza sprawa – nastaw się, że część osób może się na spotkanie wdzwonić wcześniej. Niestety, takim brzydkim nawykiem spotkań zdalnych jest to, że ludzie sobie je ustawiają jedno po drugim, back to back i po prostu skaczą ze spotkania na spotkanie, wdzwaniając się na ostatnią chwilę.
O ile jeszcze są to spotkania wewnętrzne, jestem w stanie to zrozumieć. O tyle nie, kiedy spotykasz się z potencjalnym klientem.
Najgorsza możliwa sytuacja jest wtedy, kiedy Ty na przykład organizujesz spotkanie, link oczywiście jest dostępny przed i Ty wchodzisz w ostatnie chwili na spotkanie. Na linku, na którym na przykład klient już czeka, bo tak go ustawiłeś, że mógł sobie wejść. Więc klient wszedł i zobaczył po drugiej stronie pusty ekran, że Ciebie nie ma i na Ciebie czeka. To jest zmarnowana okazja.
Warto przyjść chwilę wcześniej, bo być może niektórzy zdzwonią się wcześniej. I zanim wszyscy, którzy mają wziąć udział w tym spotkaniu, się zbiorą, to masz chociaż możliwość, żeby chwilę z kimś o czymś porozmawiać.
A poza tym, właśnie z uwagi na to, jak ludzie ustawiają sobie calle, to możemy tę wadę spotkań online przekuć w zaletę. Będzie być może na przykład tak, że w spotkaniu weźmiesz udział Ty i trzy osoby od strony Twojego klienta. Jedna bądź dwie pojawią się od razu, a na trzecią (i to na przykład będzie ktoś, kogo nie wiem, zatrzymał prezes, więc być może kierownik działu i tak dalej) będzie trzeba chwilę poczekać. Co też daje Ci tę minutę, dwie, trzy, na pogadanie, zbudowanie jakiejś relacji.
Natomiast uwaga. Jeżeli to Tobie się zdarzy, że niestety spóźnisz się z jakiegoś powodu na spotkanie, to taka rada ode mnie, dowcip na zatrzymanie sytuacji, jest zawsze taka, że jak wbijam spóźniony na spotkanie zdalne, to mówię: “Bardzo przepraszam, że się spóźniłem, nie mogłem znaleźć sali”.
I to kupuje wszystkich po drugiej stronie. No bo wiemy, jak to jest, jest to jednak troszkę inna rzeczywistość.
Przestrzeń na smalltalk więc jest. Jest albo tuż przed oficjalnym rozpoczęciem spotkania i część ludzi wejdzie wcześniej, albo tuż przed jego prawdziwym rozpoczęciem, bo oficjalnym, ponieważ niektórzy się spóźnią i żeby wtedy po prostu nie patrzeć tak na siebie nawzajem, tylko o czymś pogadać, jesteś w stanie ten taki handlowy Smalltalk pouprawiać.
Kolejny krok, który wiąże się z tym, co powiedzieliśmy przed chwilą, brzmi następująco.
#3 Nastaw się, że spotkanie biznesowe potrwa krócej, niż zakładasz
Ludzie ustawiają sobie spotkania jedno po drugim, a co za tym idzie – regularnie się spóźniają z jednego na drugie. Albo jak wejdą, to potrzebują chwili na odsapnięcie i mówi: “No, przepraszam, spóźniłem się”, więc temu wątkowi, dlaczego ktoś się spóźnił, też poświęca się kilka minut.
Jeżeli więc wiesz, że masz przygotowaną prezentację, no to skróć ją o tyle, zażągluj swoim czasem w taki sposób, żeby mieć na przykład 10 minut po oficjalnym rozpoczęciu i 10 minut przed zakończeniem spotkania jako takie robocze, które w razie czego, biorąc pod uwagę, że i tak będzie mnóstwo wszelkich pytań, na które musisz odpowiedzieć, jesteś w stanie ściąć.
Dlaczego? Powody są prozaiczne.
Albo ktoś właśnie przyjdzie spóźniony i to na przykład zajmie te pierwsze 10 minut calla, albo ktoś powie: “Przepraszam, myślałem(am), że mam godzinę, ale no na przykład tu mam zaraz drugie spotkanie, a muszę jeszcze się do niego przygotować. Dostałem własną ważną notatkę, ważnego maila, więc mam tylko tyle i tyle”. Zresztą umówmy się, takie sytuacje w spotkaniach na żywo też się regularnie pojawiają. Typu ktoś przychodzi, miał mieć na Ciebie 3 godziny i mówi: “Ja mam jednak pół godziny, deal with it”.
Więc nastaw się właśnie, że takie spotkania też potrwają krócej. I co za tym idzie, nie rozwadniaj się, nie rozdrabniaj ze swoją prezentacją. Przygotuj jej krótszą wersję i zostaw więcej przestrzeni na potencjalnie zadane pytania, bo to one będą kluczowe. I nie chciałbyś, żeby na ten aspekt spotkania zabrakło czasu.
Skoro więc przy tym jesteśmy, to jest kolejna rada.
#4 Maksymalnie efektywnie wykorzystaj czas spotkania
Na spotkaniach online, co sam zapewne wiesz, jeżeli je organizujesz, bądź bierzesz w nich regularnie udział, trudniej się skoncentrować. Właśnie spotkania trwają często krócej z wymienionych wcześniej powodów. Ludzie zadają też czasami mniej pytań, a co za tym idzie, potrzebują też chwili, żeby się zastanowić, o co spytać. No bo właśnie muszą przetworzyć i to jeszcze w takiej zdalnej formie, co w zasadzie usłyszeli i co chcą wiedzieć.
Najlepiej więc, żeby mieć jak najwięcej czasu spotkania w czasie spotkania, czyli takiego cukru w cukrze – o wszystko, co kluczowe, zadbać wcześniej.
Jeżeli ma być konkretna agenda i nie chcesz jej na przykład prezentować na samym początku calla, to wyślij ją wcześniej.
Jeżeli są jakieś materiały, które chcesz, żeby ktoś miał i mógł sobie w razie czego otworzyć, jeżeli będą problemy techniczne – udostępnij je zawczasu. Wszystkie takie aspekty podbudowujące Twoją wiarygodność.
Po pierwsze, pokaże Cię to jako bardzo dobrze przygotowaną osobę. A po drugie, na przykład dzięki temu nie trzeba będzie się zapoznawać, tłumaczyć każdego punktu agendy, tylko będziesz mógł rozpocząć spotkanie z klientem od bardzo krótkiego powiedzenia, co po kolei teraz nastąpi. To zbuduje twoją wiarygodność i wrażenie profesjonalizmu. I od razu będziesz w stanie przejść do rzeczy bez właśnie tłumaczenia, co tam się teraz będzie, gdzie, po kolei działo.
Prosta rada, ale takie dobre przygotowanie zawsze działa. Szczęście sprzyja przygotowanym.
#5 Zadbaj o prezencję i właściwy ubiór
Umówmy się, nikt nie wygląda dobrze. Tak jak ja teraz siedzę przed laptopem, z tej perspektywy, że gdzieś tutaj patrzę się w dół, mam brudną (zawsze mam brudną) kamerkę w laptopie i jeszcze dźwięk tylko i wyłącznie z laptopa. Jeżeli firma Ci tego nie refunduje (nie każda firma się tym zajmuje), to i tak warto zadbać na przykład o jakiś zewnętrzny mikrofon, chociażby ze słuchawek, jeżeli takie masz, bo zawsze będzie to wyższa jakość dźwięku niż laptopowa, bo masz to jednak bezpośrednio przy ustach. I jeżeli tylko się da, to jakąś zewnętrzną kamerę.
Nie muszą to być ekstrawaganckie rzeczy, naprawdę niezłe kamery, jesteśmy w stanie kupić już za 100-300 zł. Podobnie jest z mikrofonami, a jednak jakość tego, jak będziesz brzmiał(a) i wyglądał(a), diametralnie się zmieni.
Druga kwestia jest taka, że nawet jeżeli miałaby to być kamerka z laptopa, to jesteś w stanie poszukać w sieci wiele materiałów na temat tego, jak dobrze wyglądać nawet w kamerze z laptopa. Chociażby podnosząc już samego swojego laptopa do wysokości oczu.
Ja bardzo często na spotkaniach, nawet w hotelach, robię tak, że kładę swoją walizkę, na walizce ze trzy książki, bo często je mam ze sobą. I na tym dopiero stawiam laptopa, żeby mieć go mniej więcej jak kamerę w tej chwili, na linii swojego wzroku. A co za tym idzie, korzystnie w tym kadrze wyglądać.
Albo na przykład staram się tak ustawić, kiedy jestem właśnie w hotelu czy nawet w swoim biurze, żeby mieć za sobą jakieś okno. Żeby to dzienne światło ładnie mnie oświetliło i żeby, na tyle, na ile jestem w stanie ze swoją ewidentnie radiową urodą, dobrze prezentować się w kadrze.
Zresztą, nie będę się na ten temat produkował. Zapraszam Cię do odcinka, który już kiedyś nagrałem z gościem, którym jest Tomasz Pasiut, który właśnie mówi o tym, jak dobrze wyglądać w kamerkach laptopa, albo jak sobie takie mini domowe pseudo studio, no bo to jest bardziej pseudo niż prawdziwe, zbudować na potrzeby dobrej prezentacji na spotkaniach online.
Ktoś powie, że to pierdoła. Ja uważam, że jest to szacunek dla odbiorcy po drugiej stronie.
Tak jak nie pojechałbyś na spotkaniu w rozchełstanej, niedopranej koszuli/ Czy właśnie jeżeli pracujesz w branży, w której chodzi się w garniturach, no to pójdziesz właśnie w garniturze. Tak odpowiednikiem dbania o swój zewnętrzny wygląd w świecie online jest dbanie o właśnie takie narzędzia, które pomagają Ci zaprezentować się lepiej.
Tak, wszyscy oceniamy książkę po okładce. A przynajmniej robimy to w pierwszym momencie. Więc warto na to pierwsze wrażenie jak najmocniej zadbać.
A swoją drogą, aspektem, o którym jeszcze zawsze warto pomyśleć, jest po prostu poproszenie wszystkich uczestników spotkania o włączenie kamerki w laptopie. No bo dzięki temu będziesz w stanie nawiązać z nimi kontakt wzrokowy i obserwować również ich reakcję, co jest, jakby nie było, na spotkaniach sprzedażowych i nie tylko, szalenie ważne.
Natomiast nie stresuj się, jeżeli ludzie nie będą na to gotowi. Bo cóż, niektórzy mniej lub bardziej oficjalnie prowadzą calle z różnych dziwnych miejsc, albo po prostu nie czują się na siłach tego dnia. Więc uwaga, jak proporcja osób, które kamerki nie włączają do włączonych, to będzie jakieś ⅓ do ⅔ albo nawet 40% przy większych grupach, na przykład będziesz prezentował pomysł przed kilkunastoma osobami (tak również się zdarza), to się tym nie stresuj. Jeszcze mi się chyba nie zdarzyło, nawet u mnie w zespole, być na spotkaniu, na którym wszyscy członkowie przez cały czas mieliby włączone kamery. Z powodów różnych – nie wdawajmy się to w tym momencie.
#6 Produktywne spotkanie to nie tylko prezentacja
Jeżeli przyjeżdżasz do firmy, wchodzisz do salki konferencyjnej i masz oczywiście prezentację oferty czy prezentację swojej firmy, którą będziesz za chwilę wygłaszał, to poza tym, że jest sobie slajd, jest sobie rzutnik, to jeszcze jesteś Ty.
To, jak się poruszasz, jak angażujesz ludzi w trakcie, jest nawet ważniejsze od tych slajdów, które masz za sobą czy obok siebie.
Na spotkaniach zdalnych jest to szczególnie ważne, ponieważ w momencie, w którym włącza się prezentacja, to niektórzy się bardzo często wyłączają. Musisz więc bardzo mocno zadbać o to, żeby przebijać się ze swoim charakterem i swoją osobowością przez to szkiełko, które ja w jakiejś formie też teraz przed sobą mam.
Jedną z najprostszych rzeczy, które możesz zrobić, jest po prostu dbanie o własny ton głosu. Raz mówić szybciej, za chwilę być może trochę wolniej. Mocniej akcentować. I wszystkie takie retoryczne sztuczki z zakresu emisji głosu. Nie wiem, jak to określić. Generalnie chodzi o to, żeby nie wpaść w taki usypiający ton, w którym idziesz slajd po slajdzie.
Tutaj widzą Państwo, jak będzie wyglądać harmonogram prac projektowych. W pierwszym tygodniu zajmiemy się tym i tym, omówimy to i to.
Jesteśmy ze sprzedaży, wiemy co i jak.
Natomiast co innego, kiedy ktoś właśnie na żywo zawsze sobie świetnie z czymś takim radzi, a co innego, kiedy dochodzimy do sytuacji, w której ktoś wpada w spotkania zdalne i nie każdy potrafi bardzo łatwo w momencie, w którym mówi do kamery nie ma kogoś po drugiej stronie, wpaść w taki tryb.
Ja na przykład mam kolegę, który podobnie jak ja nagrywa też podcasty, programy na YouTube’a. I on zawsze robi tak, że kiedy nagrywa podcast sam w domu, to ma po drugiej stronie na swoich teamsach część swojego zespołu, ponieważ nie potrafi sobie poradzić z tym, że mówi po prostu do ściany. Musi mieć tych żywych ludzi, na których raz na jakiś czas może spojrzeć, nawet na kamerce, bo dzięki temu jest w stanie wykrzesać z siebie więcej energii. Na takich spotkaniach trzeba nieustannie dbać na to, żeby utrzymać odpowiedni poziom energetyczny.
I oczywiście z jednej strony jest to kwestia tego, jak Ty prezentujesz coś takiego, żeby właśnie nie wpaść w nudny, standardowy sposób mówienia, prezentacji slajd po slajdzie, ale z drugiej strony, żeby może opierać się nie tylko na prezentacji. Raz na jakiś czas, kiedy omawiasz jakiś slajd i znasz go świetnie, wyłącz prezentację. Pokaż znów siebie. Daj spojrzeć na siebie i swoje reakcje. Bo nie każde urządzenie, nie każde oprogramowanie pokazuje zawsze ciebie jako osobę prezentującą, plus nie każdy będzie na to akurat patrzył.
Jeżeli jesteś w stanie jakieś aspekty pokazać na żywym materiale, na przykład jesteś firmą, która projektuje strony internetowe i chcesz pokazać jakieś efekty waszego audytu, tego, co byście zmienili na obecnej stronie, to wejdź na nią. Poklikaj myszką. Poprzełączaj zakładki.
To też buduje pewną dynamikę takiej prezentacji i też jest ważne. Czy na przykład posłysz się jakimiś narzędziami prezentacyjnymi, żeby na żywo, przy kliencie rozrysować pewne elementy.
Ja na przykład robię tak, że choć mógłbym korzystać z jakichś zaawansowanych narzędzi do kolaboracji, typu Miro i tak dalej, to bardzo często korzystam z, uwaga, uwaga, Painta Online.
Robię to w taki sposób, że właśnie chcę klientowi pokazać, jak będzie wyglądał lejek marketingowy albo gdzie widzę wady w obecnym procesie sprzedaży czy w jakiejś ofercie. I w tym momencie mówię, i tak wprowadzam to oczywiście odpowiednio sympatycznie, że teraz skorzystamy z bardzo zaawansowanego narzędzia prezentacyjnego, którego być może Państwo nie znają. Nigdy pewnie o nim nie słyszeliście. Uwaga, będzie to Paint Online.
Więc przy okazji jest odrobina śmiechu, warto być sympatycznym na takich spotkaniach. A ja faktycznie biorę, mimo że korzystam z Maca, wchodzę na Painta Online i rysuję tam pewne rzeczy, przy okazji zawsze prosząc o docenienie, że korzystając wyłącznie z touchpada (a tylko na touchpadzie pracuję), jestem w stanie coś stworzyć.
To zawsze jest coś innego niż po prostu suche slajdy.
Jak przygotować się do spotkania sprzedażowego online – podsumowanie
Jak widzisz, to był odcinek poświęcony nie temu, jak merytorycznie podejść do prezentacji zawartości tego, co sprzedajesz podczas spotkania handlowego, bo tutaj, czy to jest spotkanie handlowe na żywo, czy zdalnie, aż tak drastycznych różnic nie ma. I możemy przygotować po prostu odcinek, który będzie to łączył wspólnie.
Natomiast bardzo zależało mi na tym, żeby powiedzieć Ci trochę więcej po prostu o specyfice tych spotkań i zaadresować pewne mity, które często słyszę. Czyli właśnie o tym absolutnym braku przestrzeni na Smalltalk, z czym bywa różnie, czy takie właśnie drobne rady, które mogą zmienić postać rzeczy, typu odpowiednie podejście do prezentowania czy dobre przećwiczenie znajomości programu, na którym przyjdzie Ci pracować.
Daj znać, czy tego typu odcinki też Ci się podobają, czy nagrywać ich więcej. Jeżeli masz pomysł na jakiś temat, który powinienem podjąć, to też napisz to w komentarzach lub wyślij do mnie maila.
Na dziś to wszystko. Do zobaczenia czy usłyszenia w przyszłym tygodniu i cześć!
