Dział marketingu ma to do siebie, że często dzieje się w nim wszystko, wszędzie, na raz. I w większości przypadków nic nie jest robione od początku do końca. Cierpi na tym efektywność, jak i nastawienie zespołu, który nie wie, w co ręce włożyć, a do tego nie notuje żadnych widocznych sukcesów. Jak z tym walczyć i jak budować organizację pracy działu marketingu w Twoim biznesie?
Transkrypcja
Dzień dobry, dzień dobry, dzień dobry. Witam Cię w kolejnym odcinku mojego programu “Konkretnie o marketingu i sprzedaży”. A dzisiaj konkretnie porozmawiamy sobie o tym, jak uporządkować marketing i rozplanować pracę działu marketingu, jeżeli w punkcie wyjścia jest on w chaosie i wiecznym bieganiu za rzeczami, które są pilne i nic nie zostaje zrobione.
Zaczynajmy.
W artykule przeczytasz o:
Organizacja marketingu w firmie – dla kogo jest ten odcinek?
Otóż nagrywam ten odcinek troszkę dla siebie, bo też byłem w takim punkcie, w którym moja praca, praca zespołów, którymi koordynowałem, niestety, wyglądała. I tak też wygląda częstokroć praca działu w marketingu, sprzedaży bądź innych, z którymi mam okazję pracować jako konsultant i dla nich też ten odcinek jest.
Natomiast jest to odcinek dla osób w bardzo specyficznym momencie. Mianowicie takich, które czują, że mają nieustający chaos w dziale i nie rozumieją, jakie zadania są tak naprawdę priorytetowe i które na pewno najpilniej powinny wypuścić. Czują, że zadań jest strasznie dużo i osób, które mają umoczone ręce w każdym z nich, też jest strasznie dużo, które nieustannie dostają z innych działów zamówienia typu: “No macie tam swoje zadania, ale zróbcie dla nas jeszcze to i to, bo to się pojawiło, jest pilne i ważne”, ale brakuje jakiegokolwiek kontekstu typu “Odsuńmy w tym momencie inną rzecz i zróbmy tę, tę nową w miejsce tej starej”. Czyli generalnie takiej standardowej sytuacji, w której wszystko jest ważne, a potem nic nie jest zrobione. A do tego jeszcze każda z tych rzeczy jest od kogoś po drodze zależna.
Witamy w typowej firmie.
Ja oczywiście wielokrotnie też w takim miejscu byłem. Do dzisiaj mi się też zdarza czasami popuścić cugli i ponownie do takiej sytuacji w jakichś działach, gdzie jestem bezpośrednio zaangażowany, doprowadzić. Ale to nie mówmy o tym nikomu i wyjdźmy w takim razie z założenia, co zrobić, żeby tej sytuacji zaradzić.
Uporządkowanie marketingu w firmie – od czego zacząć?
Teraz uwaga, dwa warunki wstępne. A w zasadzie jeden kluczowy, żebyśmy mogli tak zrobić. Więc ja ponownie zakładam, że sytuacja, o której mówimy, jest sytuacją wykonawczą, natomiast strategiczną pracę (tak, jestem nudny, mówię o tym zawsze), pod kątem rozumienia swojej grupy docelowej masz już za sobą.
Przypominam. Jedno zdanie składające się z trzech najważniejszych pytań w marketingu i sprzedaży z mojej perspektywy, bez których trochę nie bardzo będziesz w stanie robić cokolwiek dalej, brzmi: Kto, jak i dlaczego kupuje Twoje produkty czy usługi?
Kto jest grupą docelową? Jak ta grupa docelowa to wygląda, czyli proces zakupowy? I dlaczego, jakie ma potrzeby, wyzwania i ewentualnie czym się kieruje przy wyborze?
Jedno zadanie, kilka punktów wyjścia, musisz to wiedzieć. Będę to powtarzał do znudzenia. W każdym programie, na każdej konferencji, na każdej konsultacji, aż się utrwali i będzie wdrożone. Ale na potrzeby dzisiejszego odcinka mamy założone, że już to masz. Więc zakładamy, jak możemy teraz się wziąć za porządkowanie pracy zespołu, który te rzeczy wie, ale nie zmienia to faktu, że zadań, żeby do tej grupy dotrzeć, dalej ma milion.
Typowe podejścia, czyli jak NIE ogarniesz firmowego marketingu
#1 Odcinamy się od przeszłości, zaczynamy od zera
To jest de facto droga donikąd, bo nie ma większego, jak to mówi jeden z moich znajomych, Radek Drzewiecki, killera zaangażowania, niż właśnie wzięcie czyjejś roboty i powiedzenie mu: “Wiesz co, to wszystko, co robisz przez ostatnie pół roku i masz dociągnięte w 3/4 albo w 1/3, to jest de facto nic nie warte. Do kosza z tym”.
Są sytuacje, w których inaczej się nie da. No ale omówmy się, na pewno nie jest tak, że do wywalenia jest wszystko.
Więc jakkolwiek ja też lubię i z tego samego powodu, co Ty zapewne, raz na jakiś czas instaluję sobie absolutnie nową aplikację, żeby ponownie poczuć to wspaniałe uczucie szczęścia, kiedy masz po prostu pustą listę, którą dopiero wypełnisz tymi wszystkimi zadaniami, które za chwilę staną się zaległe, to tak nie możemy zrobić.
#2 Odpuszczamy biężączkę
Drugi scenariusz, z którym czasami wychodzą osoby o takiej inklinacji strategicznej, to scenariusz, w którym mówimy: “Dobrze, to w takim razie zrywamy z wszelką bieżączką. Zamykamy się teraz i przez pół roku będziemy wyłącznie zajmować się strategią marketingową, priorytetami, ustaleniem, co po kolei będzie robione, by na przykład zwiększyć sprzedaż i pozyskiwać nowych klientów”.
Też bym tak chciał. Natomiast ten okres, w którym będziemy mogli tak zrobić, nie nadejdzie nigdy, więc żaden z tych scenariuszy nie jest realny.
Wobec tego, jak sugeruję, żeby się to zabrać, jak wielokrotnie robiłem to i we własnej firmie, i w cudzych charakterze konsultacji?
Proces, który sugeruję, wygląda następująco.
Chaos w dziale marketingu – co robić i jak budować dobry system pracy?
Pierwszą rzeczą, jeżeli zdiagnozujesz sobie właśnie taką sytuację gonitwy, chaosu, nieprzewidywalności, braku celowości, zrozumienia wszystkich tych rzeczy, które wymieniłem we wstępie, jest przygotowanie zebrania z zespołem odnośnie dalszego prowadzenia marketingu. Zebrania, na którym właśnie powiesz: “Okej, moi drodzy. Koniec tego. Teraz zaczniemy działać inaczej”. I żeby działać inaczej, pierwszym krokiem, który musimy zrobić, jest zmapować wszystko, absolutnie wszystko, co jest zrobione.
Co to oznacza?
#1 Zebranie wszystkich działań marketingowych zespołu
Poproś zespół, któremu chcesz w ten sposób pomóc, o zebranie w jednym pliku wszystkich możliwych zadań, projektów, tasków, próśb… Czegokolwiek, co dany zespół robi.
Jeżeli jest to link do tasku w jakimś projekcie, niech to będzie link do tasku w jakimś projekcie. Jeżeli jest to wrzutka, którą ktoś komuś regularnie robi w social mediach, albo w jakimś Whatsappie, bo tak na przykład Twój zespół pracuje, niech to też będzie.
Myślę, że może się szybko okazać, że będziesz na przykład przerażony również sposobem, w jakim u Ciebie deleguje się zadania. Bo na przykład mimo że procedura powie, że wymaga to, na przykład, taska w jakimś narzędziu zarządczym, to potem się okazuje, że wygląda to na zasadzie, że ktoś komuś przez ścianę rzuci typu: “Hej, zrób mi ten raport z kampanii reklamowej” albo “Prześlij mi tę ofertę”, ktoś zapisze, inny komuś podrzuci karteczkę, a jeszcze inny napisze prywatną wiadomość.
Ale nie o tym dzisiejszy odcinek.
Ważne jest, czemu to służy.
Służy to temu, że może się pojawić kilka rzeczy, które widziałem wielokrotnie.
Pierwsza, bardzo ważne jest to, że niech każda osoba zrobi to osobno. To jest bardzo ważne, żeby zespół nie robił tego wspólnie, tylko każdy spisał wszystkie swoje rzeczy, w które jest zaangażowany, niezależnie od siebie i określił, w czym bierze udział. Bo potem się okaże, że na przykład kilka osób robi to samo niezależnie od siebie.
Jedną z sytuacji, którą zauważyłem i widziałem dość często jest to, że na przykład takie robienie tego samego niezależnie od siebie często dotyka raportowania. Bo ktoś na swoje potrzeby zbiera jakieś dane, ktoś inny został poproszony przez osobę z innego działu i jeszcze trzeci raport to jest jakiś raport wewnętrzny i tak dalej.
Potem okazuje się, że jedna prosta rzecz, jaką będzie raportowanie leadów, sprzedaży, postępów w projekcie, jest realizowana przez trzy osoby w trzech miejscach. Niezależnie od siebie, jednocześnie, bez wymiany zdań, bez, jak to się ładnie mówi, jednego źródła prawdy i tak dalej.
I gdybyś prosił zespół, żeby to zrobił wspólnie, to pewnie by też to zdiagnozowali. Natomiast kluczem do sukcesu i dalszych usprawnień jest właśnie to, żeby przeżyć ten szok i zobaczyć te wszystkie rzeczy, które się dublują podczas takiego spotkania podsumowującego ten wspólny zbiór.
A drugą rzeczą, o którą poproś w tym wypadku, jest to, żeby właśnie przy każdym zadaniu, które się pojawi, takim cyklicznym zadaniu, projekcie wewnętrznym i tak dalej, była od razu określona osoba, która zdaniem zespołu jest za ten proces odpowiedzialna. Bo bardzo szybko okaże się na przykład, że część z tych zadań to są elementy większej całości, gdzie odpowiedzialność spoczywa w zupełnie innym dziale (temat do zadresowania trochę inaczej), albo się okaże, że w zasadzie będzie tak, że wszyscy to robimy, ale no finalnie to w sumie nie wiem, kto za to odpowiada. W sensie, kto jest tą ostatnią osobą, która potwierdza, że jest zrobione, puszczamy dalej.
Kto przed kim odpowiada? Kto jest tą jedną osobą, do której dane zadanie jest przyklejone i to do niej później możesz przyjść z pytaniem, co zrobić, żeby to dopiąć?
Odpowiedzi na te pytania znacząco wpłyną na to, że można będzie pchnąć swój marketing do przodu.
A nie, jak to właśnie często bywa i jest też powodem takich problemów, że x osób jest zaangażowane w x procesów po trosze we fragmencie. I finalnie nic potem nie jest dokończone, bo brakuje tego jednego prowodyra, który będzie wszystkich pingował, mówiąc po staropolsku, żeby znaleźć te informacje na jakim coś jest etapie.
No dobrze, zakładamy teraz, że masz taką listę. Ona może być przerażająco długa, bo nagle się okaże, że jest mnóstwo zadań, tak zwanej drobnicy, codziennej bieżączki i ileś takich rzeczy, które są priorytetami czy takimi jednymi mini projektami.
#2 Podział zadań w zespole
Drugim zadaniem i tematem na drugie spotkanie, czy zależnie od tego, jak dużo tego będzie, nawet kilka spotkań z rzędu, jest podzielić te zadania. I ja proponuję taką trójcę.
Po pierwsze, podzielić je na zadania powtarzalne. Rzeczy, które nie mają określonej daty końcowej, ponieważ robimy je regularnie. Idealnym przykładem tego typu zadania jest content marketing i na przykład tworzenie treści na media społecznościowe. W sensie zadanie pod tytułem “mamy stworzyć treści na media społecznościowe” nigdy się nie kończy, bo nowe treści dla odbiorców na kanałach Twojej marki są cały czas potrzebne. Są cotygodniowe, comiesięczne harmonogramy na Facebooka czy LinkedIna, spontaniczne wrzutki, bieżące rzeczy i tak dalej. Więc są takie treści, które mają naturę powtarzalną, takie projekty czy zadania.
Drugi typ zadań to jest zadanie jednorazowe. Na przykład napisanie tekstu opisującego usługę nowej zakładki Twojej oferty na stronę internetową. Niech będzie, że o reklamach Google Ads. Okej, to jest zadanie, które ma konkretny początek i konkretny koniec. Jeżeli ten tekst będzie napisany, no to oto tekst powstał, potem możemy zająć się publikacją, optymalizacją pod SEO, czyli nie jest to rzeczą cykliczną. Jest to element większego projektu, prawdopodobnie rozbudowy Twojej witryny i tak dalej, i tak dalej, ale nie wchodźmy w to teraz.
Ważne jest to, że jest to zadanie, które ma określony początek i koniec.
I trzeci typ, trochę oszukany, to są zadania priorytetowe. Czyli nie mówimy tutaj o celach, tylko raczej o tym, co z tych zadań jednorazowych bądź powtarzalnych, jest tą rzeczą, którą powinniśmy zrobić najpierw (o czym za chwilę).
Natomiast, kiedy już pozbierasz sobie te wszystkie zadania i podzielisz się na powtarzalne i jednorazowe, na sam początek (jeszcze bez tego trzeciego typu), to w tym momencie zalecam Ci moje ulubione ćwiczenie, o którym też nagram osobny odcinek. To jest takie ćwiczenie czy metoda zarządcza de facto, nazywa się bardzo ładnie z angielska, start, stop, continue.
Mówiąc w wielkim skrócie, jest to chwila zatrzymania się nad bieżącą pracą i zadanie sobie trzech pytań po kolei. Czego nie robimy, a powinniśmy zacząć? Co robimy, a powinniśmy przestać? I co robimy i powinniśmy kontynuować?
Ponieważ bardzo łatwo byłoby się skupić tylko na tym, co widać – co zespół Ci przygotował, jako zadania to realizuje. Ale Twoją rolą jest również stwierdzić, czego tam nie widać. Co tam powinno być, a nie ma, bo wiemy, jak to w życiu bywa. Mimo że teoretycznie mamy jakiś nadrzędny cel do wykonania, to często człowiek z uwagi na bieżączkę po prostu dryfuje w innym kierunku i gdzieś ten cel z drogi znika, jeżeli nie jest regularnie przypominany i się o nim nie myśli.
W ten sposób na przykład często, bo ja to ćwiczenie kocham, robi się z handlowcami czyszczenie lejka z marzeń. Czyli na przykład handlowcy nieustannie podbijają do leada, który nie odzywa się od tygodni, ale dalej próbują, dalej próbują. I trzeba się zastanowić, w którym momencie przestać już to robić, a z kim kontynuować. Więc generalnie jest to ćwiczenie, które można robić wielokrotnie. Tutaj natomiast cel jest inny. Bo nagle się okaże, że mnóstwo tych zadań czekało już tyle, że jeszcze może poczekać.
Więc kolejnym krokiem, kiedy masz już taką listę i zastanowicie się wspólnie, że teraz trzeba pomyśleć, co kontynuować, czego nie robimy, a co przestać, jest stwierdzenie, w jaki sposób te poszczególne zadania realizują nasze cele nadrzędne.
#3 Zastanów się, jak zadania przybliżą Cię do celu
Zakładam, mam głęboką nadzieję, że dział w Twojej firmie ma wyznaczone konkretne cele marketingowe. Na przykład właśnie załóżmy, że takim dużym celem byłaby rozbudowa strony internetowej i poprawa pod kątem generowania leadów, co właśnie później egzemplifikowałoby się właśnie tymi poszczególnymi zakładkami i ich rozbudową.
Więc trzeba przyjrzeć się zadaniom, które realizujemy, jak one się mają do tego celu nadrzędnego. Które z nich nas do tego przybliży. Tak, żeby nadać pewien kontekst poszczególnym drobnym zadaniom. Bo to jest też to, czego często brakuje przy delegowaniu, realizowaniu, myśleniu o zadaniach. Zastanowienia się, czy to naprawdę przybliża nas czy pomaga postawić kolejny krok na drodze do realizacji jakiegoś kwartalnego, miesięcznego, czy innego celu nadrzędnego.
Więc myśląc o tym, co powinniśmy zacząć robić, kontynuować czy przestać, myśl o tym właśnie przez pryzmat powiązania tego z jakimiś celami nadrzędnymi. Jeżeli ich nie masz, no to to jest być może moment, żeby się nad nimi właśnie wspólnie z zespołem zastanowić i dopiero wtedy nad taką priorytatyzacją przysiąść.
Załóżmy jednak optymistycznie, że jesteś w stanie to zrobić. W ten sposób więc, poprzez ćwiczenie start, stop, continue, szykuje się taka lista negatywna. Rzeczy, których nie będziemy teraz robić. One lądują być może gdzieś w jakimś osobnym miejscu, na zasadzie wrócimy, jak dożyjemy. I autentycznie w mojej Asanie i właśnie w tych działach, których ja gdzieś mam okazję trochę też zarządzać nadal, jest właśnie taka osobna sekcja zadań “Jak dożyjemy”. I tam są wrzucone pomysły, o których warto pamiętać, rzeczy, które mieliśmy zrealizować i pewnie kiedyś zrealizujemy, ale nie teraz. Więc nie będziemy się o nie pingować, nie będziemy o nich pamiętać, nie będziemy przez nie przechodzić. Kiedyś do nich wrócimy. A te mityczne kiedyś może nie nadejść. Może się okazać, że w międzyczasie plany ulegną zmianie.
#4 Ustal priorytety
Tworzysz też listę rzeczy, które nie są zaadresowane, a powinny i tak powstaje lista zadań jednorazowych i cyklicznych, którą teraz należy, to jest kolejny krok. Ułożyć priorytety, by Twój marketing byłbardziej efektywny.
Ja jestem wielkim fanem pracy w modelu takim cotygodniowym i wyznaczeniu sobie kilku, na przykład dwóch, trzech kluczowych zadań na tydzień i rozliczania się przez te zadania. Ponieważ gdybym miał zdefiniować główny powód, dla którego wielokrotnie w firmach jest właśnie takie poczucie, że ciągle coś robimy, a nic nie jest zrobione, to to wynika z faktu, że próbuje się w ciągu jednego tygodnia posunąć do przodu zbyt wiele spraw naraz.
I tak jak pewnie wiesz z jakichś swoich osobistych doświadczeń, tak samo może wyglądać nasz dzień. Bo jeżeli przez cały dzień skaczemy z tematu na temat i na koniec dnia nie zrobimy nic, tak finalnie, to mamy takie poczucie, że zmarnowaliśmy dzień. Natomiast ja, jeżeli na przykład wyznaczę sobie, że tego dnia na pewno muszę zrobić tę i tę rzecz, a potem to już życie mnie pewnie odciągnie do innych rzeczy, ale te dwie zrobiłem, to na koniec dnia jestem w stanie spojrzeć w lustro i stwierdzić: “No naprawdę poszły sprawy do przodu, coś wypchnąłem”.
Jest to niesamowicie ważne, szczególnie jeżeli pracujemy z zespołem, który poprzez wcześniejszy chaos organizacyjny będzie miał takie poczucie, że nieustannie zawodzi, że nic nie robi, że wszystko jest robione nie tak. No takie czyste psychologiczne problemy, które wynikają właśnie z zarządczo-organizacyjnych trudności. To jest bardzo ważne, żeby być w stanie coś takiego zrobić.
Co to oznacza?
To oznacza, że w tym momencie proponuję, żebyś wyznaczył wspólnie ze swoim zespołem na przykład dwa, trzy, jeden, zależy od tego jak skomplikowane są to rzeczy i jak wiele osób będzie po drodze zaangażowanych, cele tygodniowe dla poszczególnych osób w zespole. Na samym początku może to być nawet jedna rzecz. Bardzo ważne jest, żeby zrobić tego w tej pierwszej iteracji mało, bo będzie się to wydawało nawet podejrzanie mało. W sensie robiliśmy tyle, a teraz mamy zrobić tylko te dwie rzeczy?
Tak. Dokładnie o to chodzi.
To chodzi trochę o to, żeby poczuć sukces. Że mieliśmy coś zrobić od A do Z i zrobiliśmy to od A do Z i nie musimy do tego wracać.
Bo można próbować popchnąć dziewięć rzeczy czy dziesięć rzeczy o dziesięć procent, a można zrobić jedną rzecz na sto procent. I to drugie da duże większe poczucie satysfakcji, sprawczości, sprawstwa, jakkolwiek to można ująć, no i popchnie przynajmniej tę jedną rzecz do przodu.
Inszą inszością, jak to się kiedyś mówiło natomiast, jest to, jak te rzeczy wybrać.
Jak wybrać priorytety dla zespołu, by robił skuteczny marketing?
Oczywiście będziesz musiał, będziesz musiała, tutaj zespołowi pomóc. Ja sugeruję zawsze dwie takie ramy, przez pryzmat których należałoby na to spojrzeć.
#1 Samodzielność
Chodzi o to, żeby wybrać takie zadania, w których zespół nie będzie zależny po pierwsze od innych zespołów, bo bardzo często akurat marketing ma taką specyfikę, że jego działania, na przykład tworzenie treści i tym podobne, jest mocno zależne od tego, co dostarczą inni handlowcy, raporty z innych działów, informacje od działu obsługi klienta i tak dalej, i tak dalej.
Więc znajdźmy coś, co zespół może zrobić samodzielnie. Bez sięgania po inne osoby. Bo inaczej, na przykład załóżmy nieszczęśliwy scenariusz, w którym nie uda się dobić do osoby, która “wisi” coś zespołowi niezbędnego do ukończenia tego tygodniowego priorytetu i to nie zostanie zrobione. Więc zróbmy coś na początek, co może być samodzielnie zrobione wewnętrznie.
#2 Minimalny wkład, maksymalny impakt
Czyli zakładając, że będziecie się wahali wspólnie na czterema, pięcioma potencjalnymi celami, priorytetami na tydzień i zastanowicie się, który by tu wybrać, to stosujmy zasadę minimalny wkład, maksymalny impakt.
Na przykład moglibyśmy stwierdzić, że zrobimy e-booka. To jest bardzo częsty pomysł marketingowy i jeżeli słuchasz tego programu wystarczająco długo, to znasz mój stosunek do e-booków, który jest, delikatnie mówiąc, pejoratywny. Bo mi mnóstwo na dysku zalega i ja żadnego jeszcze nie otworzyłem od miesięcy. No więc to jest pierwszy powód, na którego potencjalnie mogłbym to odrzucić.
Ale drugi powód jest na przykład taki. Projekt tworzenia e-booka może się wydawać prosty, ale na pewno łatwy nie jest. Zwłaszcza, jeśli zajmuje się nim marketing w małej firmie. Często jest to zadanie na miesiące, wymagające pracy bardzo wielu osób. A na przykład, jeżeli mielibyśmy stworzyć i wypromować webinar, to jest to coś, co będzie potencjalnie szybsze, jeżeli mamy już jakieś materiały wcześniejsze i tak dalej, i tak dalej. Albo jeżeli stwierdzimy, że poprawiamy teksty na stronie, no to też poprawa tekstów może zwiększyć konwersję, realizując nasz cel, a jednocześnie nie jest aż tak ciężkim zadaniem wykonawczo, jak przygotowanie, złożenie, plan promocyjny, wyprodukowanie itd. całego e-booka.
Więc tutaj będzie Twoją rolą, żeby tym odpowiednio zarządzić i takie rzeczy wyznaczyć.
Dobry marketing firmy = dobre planowanie działań
Mając już w tym momencie wyznaczone tego typu priorytety, bardzo ważne jest to, żeby oczywiście przewidzieć inne zadania. Bo jednym z takich częstych błędów w samoorganizacji jest to, że planujemy dzień tak, jakby nic podczas tego dnia nie miało nas spotkać, co będzie nieprzewidywalne. I potem dajemy się codziennie zaskakiwać, że życie jednak pisze nam inne scenariusze. Więc bardzo ważne jest, żeby trochę pohamować konie zespołu, tak robiąc kalkę z angielskiego powiedzenia. I ja proponuję zawsze taki podział, że planując tydzień pracy i wiedząc ile mniej więcej godzin coś może zająć, estymując to nawet, myśl o tym w charakterze: 1/3 tygodnia na priorytety, 1/3 na bieżączkę, bo na pewno ta bieżączka będzie, 1/3 na, że tak powiem, bomby czy granaty wrzucane z boku. Tu się pojawi nieprzewidziane spotkanie, tu na coś trzeba będzie zareagować i tym podobne.
Chodzi o to, żeby z góry przewidzieć, że nie będzie czasu na poświęcenie go wyłącznie w całości na te priorytety, więc nie ma co sobie obiecywać, że zrobimy rzeczy 5, podczas gdy realnie zasoby będą na 3. W sensie my jesteśmy już po tym okresie, w którym mamy się frustrować niedokończonymi rzeczami. Więc mniej, ale gwarantem, że na pewno to zrobimy.
Mając więc coś w ten sposób rozplanowane, bo na pewno pewne zadania bieżące i powtarzalne też się pojawią, no to teraz jest moment, żeby nadać tym zadaniom jakieś kryteria, po których je ocenimy, że zostały wykonane. I tutaj zależnie od tego, jaki jest to typ zadania, może to wyglądać trochę inaczej.
Załóżmy, że będą to zadania powtarzalne, na przykład tworzenie artykułów na firmowego bloga. Więc jeżeli na przykład publikujecie i tworzycie 4 artykuły w ciągu tygodnia, to jednym z zadań powtarzalnych może być napisanie jednego artykułu. Więc temu możemy akurat dać liczbę.
Posty na media społecznościowe, na przykład 4 spośród 16 dajemy na to publikowanym w miesiącu. Więc tu również będzie konkretna liczba do przypięcia.
Co z zadaniami, które są innego typu celem, na przykład napisanie tekstu?
No cóż, musimy się posłużyć jakimś parametrem jakościowym, czymś, co ja też ładnie nazywam definition of done, taka definicja wykonania. Czyli jeżeli na przykład naszym celem na tydzień będzie napisanie tekstu konkretnej zakładki, to bardzo ważne jest, żeby określić, że powstanie gotowy do publikacji tekst, który zostanie potem przypięty do akceptacji na przykład Tobie jako osobie zarządzającej czy komuś innemu, kto za to w tym momencie odpowiada i ta osoba to oceni.
To jest bardzo ważne i swoją drogą jest to taka jedna rzecz, która często wychodzi w takich sytuacjach i pokazuje błędy w procesach. Bo na przykład, jeżeli się tego nie dookreśli i sprecyzuje się zadanie, sam miałem taką sytuację typu, ok, napisanie zakładki, tekstu na zakładkę. I potem tak czekasz, czekasz i nie masz tego tekstu.
O co chodzi?
Okazuje się, że ktoś zapytany, czy to zrobił, na spotkaniu tygodniowym, mówi:
- Tak, zrobiłem
- A przepiąłeś go do mnie?
- No nie.
A potem okaże się, że w środku jeszcze jest jedno pytanie czy komentarz, który ktoś chciał zadać i odpowiem na to później. Nie jest to zrobione. Więc ma to być skończony tekst, po pierwsze, a po drugie, to kryterium skończenia zakłada jeszcze sposób dostarczenia zadania jego wykonania.
Napiszę posty na mediach społecznościowych i poinformuję Cię w komentarzu na Asanie, że są gotowe do sprawdzenia.
Przygotuję tekst zakładki i przepnę go do Ciebie do akceptacji.
Bo to przy okazji właśnie pokazuję te rzeczy, że robota czasami gdzieś umyka, nawet jak jest wykonana, potem się zapomina do niej wrócić, bo te zadania nie są spisane i robi się ta spirala, która prowadzi do punktu wyjścia, od którego wyszliśmy.
I jak się właśnie domyślasz, to w tym momencie byłby niemalże już koniec, czyli puszczenie tego w ruch i zobaczenie, co się stanie. Natomiast po drodze jeszcze jedna rzecz, która troszkę przykrywa to wszystko, co powiedzieliśmy. Czyli pamiętaj, żeby pozwolić zespołowi i jak najbardziej go wciągać w wybór tychże zadań.
Najgorsze, co może zrobić, to wyjść na takiego despotę, który zabije zaangażowanie, bo przyjdzie i mówi: “Dobra, to teraz będziemy robili rzeczy tego typu w taki sposób. To ja tutaj decyduję”. Tłumacz bardzo mocno kontekst swojej decyzji. Dlaczego w ten sposób to robisz? Jak ma to pomóc zarządzać lepiej? Więc oczywiście pewnymi rzeczami być może w początkowej fazie będziesz musiał(a) sterować. Ale wyciągaj też kontekst i punkt widzenia zespołu.
W czym uważacie, że moglibyście się sprawdzić? Co Waszym zdaniem jest najważniejsze? Co Wy bylibyście w stanie zrobić najszybciej? Z którym z tych zadań czujecie się najbardziej komfortowo?
I może, jeżeli będzie to rzecz obok Twojego głównego priorytetu, to i tak warto zespołowi to zrobić, żeby poczuł swój wkład. No ale to już jest troszkę inny temat, czyli temat zarządzania zaangażowaniem.
Jak uporządkować marketing w swojej firmie i zwiększać jego wydajność – podsumowanie
Natomiast podsumowując to, to mamy do tej pory kroki następujące.
Prosimy zespół o zebranie wszystkich zadań i projektów. Następnie dzielimy je na jednorazowe i cykliczne. Następnie siadamy nad tym i zastanawiamy się, co należy przestać robić, co będziemy robić dalej, bo jest ważne, a czego na tej liście nie przewidzieliśmy, bo o tym jakoś zapomnieliśmy, rozmyło się czy cokolwiek i powinno się znaleźć.
Mając więc taką uzupełnioną listę, dochodzimy do priorytetów na tydzień. Robimy po 2-3, czy zależy od stopnia skomplikowania, tyle na ile możecie sobie pozwolić. Pamiętając, że 1/3 czasu pracy to będą priorytety, 1/3 to pewnie zadania cykliczne, bieżące, a 1/3 to będą takie granaty wpadające z boku i rozwalające nam dzień.
Wszystkim tym zadaniom dajesz jakieś kryterium sukcesu. Jeżeli coś da się opomiarować liczbą, zrobisz x, to to robimy. A jeżeli nie, to ustalamy jakieś kryterium jakościowe. Na przykład przygotujemy proces pracy nad czymś, to znaczy, że dostanę spisany proces w punktach, do którego będę mógł się odnieść i przypniesz go do mnie na przykład na Asanie.
Jakkolwiek strasznie prosto by się to wydawało, to takie rzeczy są potrzebne, to do najdrobniejszego szczegółu trzeba to przewidzieć.
To wszystko robimy wspólnie oczywiście z zespołem. Następnie puszczamy tę rzecz w ruch i zaczynamy spokojny cykl pracy tygodniowej, w którym będziemy właśnie wyznaczali te zadania, a po tygodniu do nich wracali i ustalali, co nam się udało zrobić, a czego nie zrobiliśmy.
Więc jeszcze przed nami byłby tak naprawdę materiał na zupełnie inny odcinek, dotyczący tego, jak przygotować takie cotygodniowe spotkanie strategiczno-analityczne działu marketingu. Jak analizować zeszły tydzień, jak wyznaczyć na tej podstawie zadania na przyszły tydzień. Więc daj proszę znać, czy to jest coś, co byłoby dla Ciebie tematem interesującym, to wtedy gdzieś tam w swoim z kolei harmonogramie i kalendarium nagrań też postaram się taki temat uwzględnić.
Natomiast jeżeli chodzi o punkt wyjścia do zapanowania nad chaosem, uporządkowania pracy działu marketingu i wyznaczenia zadań ich realizacji, to mam nadzieję, że ten pomysł czy schemat, którym ja również w codziennej pracy się posługuję, będzie dla Ciebie przydatny. I pomoże prowadzić skuteczny marketing w Twojej firmie.
I to tyle w dzisiejszym odcinku. Jeżeli chcesz kolejnych, chcesz do nich dotrzeć, to zachęcam do obserwowania na Spotify, na Apple Podcast, subskrybowania na YouTubie itd. Natomiast najpewniejszym źródłem dowiadywania się o tym, że oto jest nowy odcinek i warto go obejrzeć, pozostaje mój newsletter. Zachęcam do zapisania się, link będzie oczywiście w opisie tego filmu.
Tymczasem do usłyszenia bądź zobaczenia!
