Komunikacja w zespole i praca asynchroniczna

Właściwa komunikacja w zespole jest kluczem do rozwiązania wielu pojawiających się problemów. Niezależnie od tego czy pracujemy zdalnie, czy w biurze, na drodze stają nam te same rzeczy, zmieniają się tylko narzędzia. Dlatego w dzisiejszym artykule przedstawię Ci, czym jest praca asynchroniczna. Zobaczysz, jakie są jej plusy i minusy, a także jak można, przynajmniej częściowo, im zaradzić.

 

Czym jest praca asynchroniczna

 

Zacznijmy może od tego, że problem, którym się zajmiemy, czyli problem z tym, że w pracy wszystko wytrąca nas z rytmu, dotyczy w równym stopniu pracy stacjonarnej, jak i pracy zdalnej.

Z tym że w kontekście tej drugiej nie mówi się o tym zbyt często. W biurze siedzimy sobie spokojnie przed komputerem, w słuchawkach czy bez, i ktoś niezapowiedziany nagle przychodzi i chce nas wyciągnąć na kawę, ma do nas pytanie, organizuje spotkanie czy chciałby dostać szybki feedback do jakiegoś tematu, który właśnie prowadzi. 

 

Teoretycznie, w pracy zdalnej tego nie ma, bo byłoby co najmniej dziwne, gdyby niezapowiedziany szef nagle pojawił się u nas w domu i zaczął pytać: „Co tam i jak tam?”, jak w normalnym biurze. Próbuję sobie wyobrazić taką scenę. Byłaby dość śmieszna. 

 

Ale, czy rzeczywiście jest tak, że w pracy zdalnej mamy mniej rozpraszaczy? Niekoniecznie. 

 

Od samego początku prowadzę firmę online. Jako agencja digitalk nigdy nie mieliśmy i nie planujemy mieć biura, mimo że jest nas już ponad 40 osób. Doskonale dajemy sobie radę pracując zdalnie i pandemia nic w tym zakresie nie zmieniła, ponieważ dla nas był to dzień jak co dzień. 

 

Z perspektywy osoby, która prowadzi firmę w ten sposób od lat, widzę mnóstwo zalet, ale też szereg wad. Możesz o tym posłuchać w jednym z odcinków mojego podcastu „Konkretnie o marketingu”. Odcinek dotyczy meandrów pracy zdalnej i zarządzania zdalną organizacją

 

Najczęściej nie mówi się o tym, że w pracy zdalnej równie często jesteśmy narażeni na różnego rodzaju „przeszkadzajki”, dlatego że w pracy zdalnej wykorzystuje się na przykład wszelkiej maści komunikatory. My korzystamy ze Slacka, korzystamy z Asany do zarządzania projektami, czasami korzystamy też z Google Meet. 

 

Korzystamy też z różnego rodzaju update’ów statusowych i tradycyjnych narzędzi, jak telefon. Każde z tych narzędzi może służyć do wytrącenia kogoś z pracy, a czasami wręcz z równowagi. Co więcej, wszystkie te programy trzeba monitorować, ponieważ w zależności od kontekstu projektowego bądź innego pytanie może się pojawić w każdym z nich. Bardzo ważne jest, żeby odpowiednio te wszystkie narzędzia połączyć, ale też, żeby przy tym nie zwariować. 

 

Pytanie brzmi: czy da się czymś zastąpić takie bycie nieustannie dostępnym? Owszem, czymś takim – jest tak zwana praca asynchroniczna. 

 

O co chodzi? Chodzi o to, że w przypadku, gdy ktoś podchodzi do czyjegoś biurka, albo wysyła komuś wiadomości na komunikatorze (co w zasadzie jest odpowiednikiem tego samego w przestrzeni wirtualnej), musimy komunikować się ze sobą w tym samym czasie. I najczęściej jest tak, że osoba, która chce coś osiągnąć, próbuje narzucić nam życie według własnego kalendarza. Taki styl pracy nazywa się pracą synchroniczną. 

 

Jego komplementarną formą jest praca asynchroniczna, czyli praca w wybranym przez nas i dogodnym dla nas momencie. Polega ona na tym, że w danym czasie my nie odbieramy żadnych komunikatów, ale ktoś może nam je zostawić.

 

Jak odzyskać czas?

 

W jaki sposób praca asynchroniczna ma nam pomóc odzyskać czas? Tu dochodzimy do absolutnie podstawowej czynności, jaką dzisiaj jest wyznaczanie sobie nawzajem zadań czy zostawiania sobie wiadomości na Slacku bądź Asanie. W zasadzie, do tego w wielu firmach czy u wielu zarządzających sprowadza się idea pracy asynchronicznej. 

 

Chcesz, żeby ktoś coś zrobił, ale nie możecie czy nie chcecie spotkać się w tej sprawie teraz? 

 

  • przygotuj tej osobie maila, 
  • rozpisz jej dokładnie zadanie w Asanie, 
  • rozpisz jej długą prywatną wiadomość w ramach kanału projektowego na Slacku tak, żeby każdy mógł się z nią zapoznać. 

 

I to wszystko. 

 

Ale pójdźmy o krok dalej, ponieważ praca asynchroniczna – sama w sobie – nie jest rozwiązaniem. Taki styl pracy generuje równie dużo problemów, równie mocno czasochłonnych. Okazuje się bowiem, że przygotowanie notatki może zająć równie dużo Twojego roboczoczasu (jeżeli tak moglibyśmy to określić), co samo spotkanie. 

 

Są rzeczy, których nie da się załatwić, wytłumaczyć komuś czy opisać w 5 minut. Tworzy się więc obszerny dokument w Google Docs. Pisze się bardzo długi i dokładny mail. Tworzy się obszerny komentarz do zadania na Asanie i tak dalej.

 

I okazuje się, że co prawda masz przygotowaną notatkę, natomiast, mimo wszystko, nie oszczędziłeś czasu. Po prostu czas, który odzyskałeś, nie robiąc spotkania, zabrałeś sobie w innym miejscu.

Jest to zastąpienie jednego narzędzia innym, równie czasochłonnym. Być może nie wytrącającym ze skupienia, co oczywiście jest podstawową zasadą takiego stylu pracy, ale czy można zrobić coś, żeby jednak przy okazji poza tą pracą asynchroniczną i utrzymaniem skupienia, odzyskać jeszcze trochę czasu? 

 

Tak. Pod warunkiem, że weźmiesz pod uwagę:

  • delegowanie, 
  • komentowanie, 
  • opisywanie tego typu rzeczy w formie wideo. 

 

Wiele osób może zapytać: „Jeju! Jak to? W formie wideo? Ale czym? Ale jak? Ale czy ja mam tutaj być widoczny?” i tym podobne. Nic z tych rzeczy. Jak więc takie wideo miałoby wyglądać?

 

Komunikacja za pomocą filmów wideo

 

Na czym polega takie wideo? Jest to proste nagranie ekranu, na którym tłumaczysz komuś, co chcesz, żeby zrobił, przeprowadzając go na przykład przez jakiś zarys dokumentu.

 

Może to być mapa myśli, czy też mood board, zależnie od tego, w jakiego rodzaju organizacji pracujesz. 

 

Może to być Excel z wynikami kampanii, które w tej chwili omawiasz, może to być plan contentowy, do którego się odnosisz. 

 

Może to być dawanie feedbacku do projektu graficznego – zamiast go opisywać i tworzyć dania typu: „Logo większe i na środek” – możesz to samo powiedzieć i wskazać, w którym konkretnym miejscu chciałbyś, żeby to logo się znalazło, bo może każde z Was środek zinterpretowałoby trochę inaczej.

 

Narzędzia do nagrywania ekranu

 

Jeżeli myślisz, że na przeszkodzie stoi jakaś bariera techniczna, to nic z tych rzeczy. W tej chwili są na rynku, co najmniej 3 narzędzia, które sam, w zależności od tego, jaki mam akurat kaprys, wykorzystuję w tym celu. Są niesamowicie proste i intuicyjne. 

 

Są to: 

  • Dropbox Capture, 
  • Loom,
  • Quick Time Player. 

 

Czego potrzebujesz? 

 

Mikrofonu (może być nawet ten, który masz wbudowany w laptopa albo swój inny komputer) oraz dokumentu czy ekranu, przez który będziesz kogoś przeprowadzać, a także odwagi cywilnej, żeby to wszystko zrobić.

Okazuje się, że w parę minut jesteś w stanie opowiedzieć o wszystkim, czego spisanie normalnie zajęłoby Ci prawdopodobnie pół godziny.

W ten sposób odzyskujesz czas, który możesz poświęcić na kolejne tego typu nagrania albo jakieś inne rozwiązania, które chciałbyś w tym momencie wdrożyć czy inne zadania do wykonania. Natomiast oczywiście nic nie odbywa się bez pewnego ryzyka i problemów, na które trzeba się nastawić.

 

Ryzyko i problemy

 

1.Strach przed nagrywaniem

Pierwszą sprawą jest stres przed tego typu nagraniami. Umówmy się, nie każdy nagrywa podcasty, robi webinary, uczestniczy w nagraniach na YouTube. Jest coś takiego, co ja sobie na własny użytek nazywam „efektem czerwonego punkciku kamery”. 

 

Wielokrotnie, uczestnicząc w różnych nagraniach, widziałem najbardziej wygadane osoby, królów towarzystwa bawiących publikę, którzy mocno stresowali się w sytuacji, w której orientowali się, że oto już rozpoczynają się nagrania i mają coś opowiedzieć do filmu. 

 

I tak samo jest, kiedy człowiek ma nagrywać, nawet takie proste wideo. Natomiast pamiętaj, że tutaj nikt nie nagrywa tego, jak wyglądasz. A przynajmniej nie musi. 

 

Narzędzia takie jak Dropbox czy Loom słyną w ogóle z tego, że przy okazji, w jednym z rogów ekranu, pokazuje się małe okienko z naszym wideo. Jeżeli chcemy, możemy taki osobisty akcent zachować, mówiąc wprost do kogoś.

Natomiast, nie jest to konieczne. Jeżeli więc bardzo mocno stresujemy się tym, jak wyglądamy w takim nagraniu, a „żabia” perspektywa kamerki z laptopa nikomu nie ułatwia życia i raczej nie podnosi samooceny, to możemy z tej opcji zrezygnować.

 

2. Lęk przed wypowiedzią

Drugą opcją jest sam lęk przed byciem nagrywanym czy ułożeniem myśli w ten sposób, ponieważ wyrazić się prosto w piśmie – nie jest łatwo. Trzeba wiele czasu i redakcji, żeby przygotować maila czy wiadomość, która omawia meritum w taki sposób, który dla wszystkich będzie jasny. 

 

To, co z mojej perspektywy jest bardzo dużą zaletą nagrania tego w formie wideo, jest przekazywanie emocji, o czym za chwilę.

Natomiast na ten moment, mówiąc o ryzykach, to samym ryzykiem jest to, że sama zmiana formy tekstowej na formę wideo niekoniecznie musi nam sprawę ułatwić, bo może się okazać, że mamy jeszcze większy problem z prostym, niechaotycznym i precyzyjnym przekazaniem swoich myśli w takiej formie, w porównaniu z formą tekstową.

Prawdopodobnie więc będzie to wymagało trochę praktyki, ale z czasem, jeżeli się tylko tego nauczymy, pozwoli to oszczędzić czas.

 

3. Niewygodna dla odbiorcy forma

I trzecie, z mojej perspektywy największe ryzyko czy potencjalny problem, że ta forma niekoniecznie musi być najwygodniejsza dla odbiorcy.

O ile ja bardzo często lubię włączyć sobie sprzęt do nagrywania, skomentować jakieś zadania czy oddelegować jakieś zadanie komuś w zespole za pomocą takiego nagrania (jest to dla mnie naturalną, łatwą formą) o tyle rozumiem, że jeżeli takie nagranie jest dłuższe i porusza wiele skomplikowanych wątków, to osoba po drugiej stronie musi się odpowiednio przygotować przed jego odtworzeniem. 

 

Co mi bowiem z tego, że wysłucham 15 minut z delegowanego zadania, jeżeli nie zapiszę kluczowych punktów, które padły? 

 

Później, żeby je odtworzyć, będę musiał raz jeszcze tego wysłuchać. I to jest taki efekt, który znamy z filmików na YouTube. Przewaga artykuł na blogu nad filmikiem na YouTube jest taka, że możemy go bardzo łatwo przeskanować, czyli szybko znaleźć w tekście te fragmenty, które uważamy za ważne. 

 

Z wideo, już tak nie jest.

Nie jest to natomiast przeszkodą nie do przeskoczenia, ponieważ spokojnie możesz zacząć wytwarzać w sobie nawyk, w którym po odpaleniu tego typu nagrania, ktoś chwyta kartkę, otwiera notatnik i najważniejsze treści sobie spisuje.

Co przy okazji też pomoże sprawdzić, czy dobrze to zadanie rozumie. Może na przykład wyśle do Ciebie notatkę zwrotną z prośbą o potwierdzenie, czy o to chodziło.


 

Zalety

1. Szybkość i wygoda

Przechodząc zaś na pozytywne strony, to po pierwsze szybkość i wygoda, zwłaszcza z perspektywy nadawcy. Jeżeli jesteśmy już wprawieni w przekazywaniu swoich zadań w formie audio bądź wideo, możemy bardzo szybko przejść do rzeczy i później ciężko wrócić do powolnego, żmudnego spisywania swoich myśli.

2. Przekazywanie emocji

Drugi wątek, z mojej perspektywy kluczowy, to przekazywanie emocji. Sam tekst często na to nie pozwala. Znalazłem się kiedyś w sytuacji, w której otrzymałem od swojego zespołu feedback, że moje komunikaty czasami są odbierane jako nieprzyjemne.

Ich przekaz wynikał z tego, że często wysyłałem je wieczorem, po szkoleniach i zależało mi na szybkim zareagowaniu i odniesieniu się do meritum sprawy. Nie poświęcałem czasu na budowanie relacji wokół tego komunikatu, jakiejś takiej rzeczy, która pozwala mu na bycie odebranym bardziej miękko.

Czegoś, co w trakcie ustnego przekazu można załatwić tonem głosu czy uśmiechem na twarzy. 

 

Znasz tego starego już mema pt. „Kropka nienawiści”? 

 

Jeśli ktoś Ci odpisuje „Nie” z kropką, to jest to kropka nienawiści, bo prawdopodobnie jeszcze na przykład nie wybaczył Ci jakiegoś błędu albo czegokolwiek. Natomiast, jak ktoś na pytanie: „Hej, gniewasz się?”, odpisze Ci „Nie” z uśmieszkiem, to już można ufać, że być może konflikt jest zażegnany. 

 

Stąd w ogóle emotikonki. Służą przekazywaniu emocji. I o takie rzeczy w tekście musimy świadomie dbać.

A tymczasem, każdy z nas ma swój styl komunikacji, szczególnie w zakresie doboru słownictwa i każdy z nas ma też swoje przyzwyczajenia, i sposób interpretowania niektórych słów czy wyrażeń, i konflikt gotowy.

A przy komunikacji asynchronicznej nie jesteśmy w stanie błyskawicznie tego wyjaśnić, dopytać „Co poeta miał na myśli?”, więc konflikt może bardzo szybko eskalować, chociaż bez pośpiechu czy braku skupienia.

Dużo łatwiej jest załatwić ten problem i przy okazji budować też przywiązanie ducha zespołu, kiedy robimy to głosowo. 

 

Dla nas zawsze sposobem właśnie na obejście tego była taka prosta reguła, którą stosujemy na Slacku: jeżeli cokolwiek wymaga więcej niż 5 minut pisania – nie pisz – zadzwoń albo umów szybką wideokonferencję. 

 

Przy pracy zdalnej jest to zdecydowanie kluczowe, ponieważ przy okazji pozwala zobaczyć żywego człowieka po drugiej stronie.

No ale nie zawsze jest czas na rozmowę, dlatego jeżeli coś zajmuje dłużej niż 5 minut, to nagraj komuś wideo, które pomoże tę sprawę wyjaśnić. I przy okazji pokażesz się też od tej emocjonalnej strony, a nie tylko jako alias w mailu, czy w innym narzędziu. 

 

Myśl ta prowadzi nas do podsumowującego wniosku, że narzędzia, to nie wszystko. Bardzo szybko możemy zainstalować Looma, Dropbox Capture czy Quick Time Playera, włączyć nagrywanie i ruszać. Natomiast, przede wszystkim chodzi o to, żeby wyrobić w zespole dobre praktyki.

 

Dobre praktyki w zespole

1.Dbaj o odpowiednią długość nagrań

Pierwszą dobrą praktyką, jest to, że takie nagrania nie mogą być za długie.

Nikt nie będzie odtwarzał sobie półgodzinnego nagrania, bo to równie dobrze może obejrzeć odcinek serialu po pracy, który tyle samo zajmie. Więc zakładam, że jeżeli sprawa jest aż tak skomplikowana, to i tak będzie wymagała dokładnego opisania, rozpisania wątków i ewentualnie takie nagrania mogą pełnić funkcję uzupełniającą.

Możemy mieć więc krótką agendę czy listę punktów najważniejszych, a do każdego z nich komentarz w formie wideo. 

 

Dobrze byłoby trzymać takie wideo – myślę – maksymalnie 15-minutowe, a nawet 5, 10-minutowe. Co się dobrze składa, ponieważ darmowe wersje Looma i Dropbox Capture pozwalają właśnie na takie pięciominutowe nagrania.

 

2.Zastanów się nad innymi usprawnieniami

Drugą sprawą jest to, że samo wprowadzenie formy wideo nie załatwia wszystkich innych problemów, które mogą pojawić się, gdy działamy w trybie: praca asynchroniczna.

Na przykład ktoś może nagrać wideo, wysłać je nam i pytać o feedback, w tym momencie kłóci się to z założeniem. Więc poza oczywiście wprowadzeniem tychże nagrań, zastanów się również nad innymi usprawnieniami. 

 

My na przykład przyjęliśmy zasadę, że do team leaderów po godzinach 12.00 – 14.00, zasadniczo poza ważnymi sprawami, nie piszemy, ponieważ to jest ten czas, który ktoś poświęca na pracę głęboką, na zadania związane ze zmianą w samej organizacji, a nie bezpośrednim zarządzaniem.

Innym przykładem jest to, że jeżeli nie chcesz, żeby ktoś w danym momencie do Ciebie pisał, bo jesteś niedostępny, właśnie rozpoczynasz swój okres skupionej pracy – tak zwanej pracy głębokiej – to możesz wstawić sobie stosowną ikonkę na Slacku.

Jeżeli cała firma przyjmie sobie taki zestaw emotek czy ikonek, czy statusów na Slacku, które ustawia się, kiedy nie należy nam przeszkadzać, to znaczy, że nie należy nam przeszkadzać. 

To jest taka higiena pracy zdalnej z tym związana, moim zdaniem zbyt rzadko poruszana we wszystkich artykułach i w materiałach, które tak hurraoptymistyczne do tego tematu podchodzą.

 

Praca asynchroniczna – podsumowanie

 

Zarówno z pracą zdalną, jak i w biurze wiąże się szereg problemów wynikających z tego, że ciężko jest nam znaleźć czas na pracę z uwagi na wszystkie spotkania i inne wytrącające nas ze skupienia codzienne, zwykłe, biurowe czy zdalnobiurowe sprawy. 

Istnieje jednak szereg rozwiązań, dzięki którym możemy sobie z tym poradzić. Na początek warto omówić różne rzeczy, które możecie wdrożyć w Waszej firmie. 

Jedną z tych, które najmocniej Ci polecam, jest przejście z komunikatów tekstowych na wideo. Szczególnie przy dłuższych rzeczach, które wymagają dokładniejszego omówienia. I to nie tylko z uwagi u na precyzję wyrażania myśli, czy oszczędność czasu, ale przede wszystkim ze względu na kontakt z czyimś głosem, emocjami, mimiką twarzy i wszystkim, co za tym stoi.

Do przeczytania,

Artur Jabłoński